Un logiciel de gestion des risques est un outil digital qui sert à identifier, évaluer, analyser, traiter et surveiller les risques pouvant peser sur une organisation. Dans un environnement sans cesse plus complexe et imprévisible, les enjeux sont forts, aussi bien pour les acteurs privés que publics : il s’agit de maintenir la compétitivité, garantir la conformité réglementaire, équilibrer les budgets, préserver la réputation, avoir un impact positif sur les ressources humaines.
Un logiciel de gestion des risques contribue à relever ces défis. En sécurisant sa gestion des risques, l’organisation sécurise ses activités et sa pérennité. Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des risques ? Quelles sont les fonctionnalités à rechercher ? Nos conseils et nos recommandations sur les points à ne pas négliger pour bien choisir votre logiciel de gestion des risques.
Pourquoi adopter un logiciel de gestion des risques ?
Les risques sont par définition une menace constante pour chaque organisation. En améliorant la gouvernance et en protégeant les entreprises et collectivités, un logiciel de gestion des risques soutient leur développement, renforce leur efficacité et assure leur durabilité.
Pourquoi une organisation doit-elle gérer ses risques ?
Inflation, changement climatique, instabilité politique, tensions sur les marchés, imprévisibilité réglementaire, difficultés de recrutement, cyberattaques, non-paiement, rupture de la chaîne d’approvisionnement, fraude comptable, défaillance technique… : les entreprises, collectivités et administrations font face à de multiples menaces aux impacts de plus en plus déterminants pour l’avenir de l’organisation.
Anticiper et maîtriser les risques protège l’organisation de conséquences financières, humaines, matérielles et immatérielles parfois désastreuses.
Qu’est-ce que la gestion des risques ?
La gestion des risques consiste à identifier, évaluer, hiérarchiser et surveiller les risques pesant sur l’organisation. Elle vise à construire des stratégies proactives et à mettre en place des plans de mesures de mitigation et de remédiation pour limiter leur impact.
Fonction stratégique par définition, la gestion des risques contribue à la prise de décisions éclairées au sein de l’organisation.
Gérer la complexité des risques avec un logiciel de gestion des risques
Humains, financiers, réglementaires, opérationnels, environnementaux,…les risques sont omniprésents.
La gestion des risques implique la collecte, le traitement et l’analyse d’un volume important de données. Transversale à l’organisation et couvrant par ailleurs les enjeux de l’environnement dans lequel celle-ci évolue, la gestion des risques nécessite la mobilisation de nombreux collaborateurs et plus largement de parties prenantes. A titre d’illustration, avec l’évaluation de l’intégrité des tiers introduite par la loi Sapin 2, la gestion des risques s’étend aussi à l’extérieur de l’organisation. Comment gérer cette complexité ? Les solutions de type Excel ont montré leurs limites. Un logiciel de gestion des risques s’impose comme une solution structurée, collaborative, limitant les erreurs autant que les taches chronophages.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des risques ?
Un logiciel de gestion des risques contribue à identifier, évaluer, hiérarchiser et piloter les risques de l’organisation, en alliant précision, simplicité, exhaustivité et efficacité. Il automatise la collecte et l’analyse des données. Il fournit des outils de suivi, de contrôle et de reporting, facilitant les décisions stratégiques et la mise en conformité. En fonction de ses capacités, un logiciel de gestion des risques performant présente de nombreux avantages pour l’organisation.
Offrir une vision complète des risques
Personnalisable et permettant de tenir compte des spécificités de chaque organisation, un logiciel de gestion des risques offre aux entreprises et collectivités une vision exhaustive des risques.
L’organisation bénéficie d’une vue à 360° sur l’ensemble de la chaîne de gestion des risques. Les outils du marché ont une couverture plus ou moins large. Ils peuvent ainsi couvrir aussi bien l’identification et l’évaluation des risques, que le suivi des mesures de mitigation, le contrôle interne l’audit interne ainsi que des pans spécifiques réglementaires.
Gérer, analyser et fiabiliser un volume élevé de données
Un logiciel de gestion des risques peut collecter, centraliser, traiter et tracer un volume généralement illimité de données, quels que soient leur format et leur complexité. Il fiabilise les informations, sécurise les calculs et les analyses et préserve des erreurs humaines. Grâce à une gestion des droits d’authentification en fonction de l’utilisateur, un logiciel de gestion des risques se doit de sécuriser la donnée, dans le respect de la réglementation, et notamment du Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Surveiller les risques en temps réel
Un logiciel de gestion des risques performant propose un suivi en temps réel des risques. Telle une sentinelle, l’outil a vocation à détecter les signes avant-coureurs de potentielles dérives. Il repère les évolutions du contexte de risques et envoie des alertes automatisées.
Favoriser le travail collaboratif
La gestion des risques est une fonction transversale. Elle implique tous les secteurs, toutes les fonctions et tous les niveaux hiérarchiques. Un logiciel de gestion des risques favorise le travail collaboratif, la coordination et la fluidité des échanges. Il participe à la mutualisation, à la cohérence et à l’harmonisation des pratiques.
Partager l’information
Un logiciel de gestion des risques facilite le reporting et le pilotage des différentes activités concernées. Certains outils proposent des formats de restitutions visuels et interactifs, grâce à la datavisualisation, ainsi que des tableaux de bord personnalisables en toute autonomie. Ce type d’outil permet le partage d’une information ciblée en fonction des publics, qu’ils soient dirigeants, élus, managers ou collaborateurs. Ces fonctionnalités simplifient la compréhension des risques et constituent des outils de communication simples et visuelles. Elles participent au déploiement de la culture du risque dans l’organisation, préalable indispensable pour une mise en œuvre efficace d’un plan de maîtrise des risques.
Gagner du temps et de la productivité
Un logiciel de gestion des risques offre un gain de temps et d’efficacité professionnelle, comparé notamment à l’utilisation de fichiers de type excel envoyés par mails. Grâce à l’automatisation des processus de collecte des données, la plateforme optimise le pilotage et la remontée des informations. Il recentre les différentes parties prenantes sur des missions à haute valeur ajoutée, comme l’analyse des risques, le contrôle des actions de remédiation, le reporting ou le pilotage.
Garantir la conformité avec les lois et réglementations
Un logiciel de gestion des risques permet d’intégrer les enjeux spécifiques des réglementations et normes en vigueur et contribue à ce que l’organisation puisse piloter et documenter sa mise en conformité. L’outil doit faciliter notamment la mise à jour des données de l’organisation en temps réel.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des risques efficace ?
Un logiciel de gestion des risques efficace propose aux entreprises et collectivités intègre une panoplie extrêmement large de fonctionnalités d’une gestion des risques efficace.
La collecte des données
Un logiciel de gestion des risques performant doit être en capacité de collecter et d’analyser des données provenant de sources internes et externes, quels que soient leurs formats et leur volume. Il doit permettre d’historiser et de tracer les informations, mais aussi de centraliser tous les documents liés à la gestion des risques, tels les référentiels et les procédures internes.
La cartographie des risques
Un logiciel des gestion des risques performant intègre en amont un module de cartographie des risques. Ce module doit faciliter le recensement des risques pesant sur l’organisation, d’en évaluer la criticité en fonction de leur fréquence et de leur probabilité de survenance. L’organisation doit pouvoir les hiérarchiser et les prioriser sur une échelle graduée, afin de définir son plan d’actions.
La gestion des plans d’actions
Un logiciel de gestion des risques performant va plus loin que la simple analyse de données. Il inclut la définition du plan d’actions, ainsi que des fonctionnalités de suivi et de pilotage des différentes actions identifiées, notamment les mesures de mitigation mises en œuvre dans l’organisation.
Les fonctionnalités opérationnelles
Un logiciel de gestion des risques performant inclut généralement trois natures de fonctionnalités opérationnelles ayant un impact fort sur la réduction des taches chronophages et de risques d’erreurs humaines :
- Des fonctionnalités de reporting, avec un suivi en temps réel et avec la production de rapports personnalisables.
- Des fonctionnalités collaboratives, avec l’automatisation de l’assignation des tâches et des notifications, le partage de documents, la remontée d’informations et l’accès aux données à jour en temps réel.
- Des fonctionnalités d’automatisation, avec le paramétrage d’alertes et de notifications personnalisées garantissant le respect des plannings et favorisant l’implication des équipes et parties prenantes concernées.
Comment choisir son logiciel de gestion des risques ?
Le choix d’un logiciel de gestion des risques est une décision stratégique pour l’organisation. Plusieurs critères sont à prendre en compte pour sélectionner la plateforme répondant aux besoins de l’entreprise ou de la collectivité.
L’adaptation aux spécificités de l’organisation
Évaluer les besoins réels de l’organisation est l’étape préalable pour choisir un logiciel de gestion des risques. Selon leur taille, leur secteur d’activité, leur localisation géographique ou leur nombre de filiales, les entreprises et collectivités ne sont pas confrontées aux mêmes enjeux et risques. Certaines auront besoin d’une solution simplifiée, incluant à minima la cartographie des risques. D’autres exigeront une solution plus complète et intégrée, couvrant notamment les activités de contrôle interne et l’audit interne.
La personnalisation et l’évolutivité du logiciel de gestion des risques
Chaque organisation est unique et évolue dans son propre contexte de risques. Chaque organisation a sa propre résilience aux risques en fonction notamment de son secteur d’activité et de sa solidité financière et humaine. Grâce à des modèles paramétrables et évolutifs, le logiciel de gestion des risques doit offrir de la souplesse pour s’adapter aux spécificités actuelles de l’organisation mais aussi aux spécificités à venir. L’outil doit aussi pouvoir être personnalisé en fonction des profils des utilisateurs.
L’accessibilité à tous
Le logiciel de gestion des risques doit être ergonomique, intuitif et simple à l’utilisation. C’est la condition sine qua non pour engager tous les collaborateurs concernés par la gestion des risques. L’outil ne doit en aucun cas être un frein mais il doit, au contraire, encourager le travail collaboratif. L’accessibilité inclut un accès sécurisé à l’application, quel que soit le lieu de travail.
La performance du logiciel
Le logiciel de gestion des risques doit être en capacité de prendre en charge tous les types de risques. L’outil doit aussi pouvoir collecter et traiter rapidement et en temps réel des volumes élevés de données, quels que soient leur provenance et leur format.
L’intégration avec les autres systèmes de l’organisation
Le logiciel de gestion des risques doit pouvoir se connecter avec le système d’information de l’organisation et ses autres applications.
Cette interconnexion est indispensable pour partager les données et disposer d’une vue consolidée et transversale des risques.
Le prix
Le prix d’un logiciel de gestion des risques varie en fonction de la solution et des fonctionnalités proposées. Application propriétaire, solution SaaS (software as a service), logiciel développé en interne, solution no-code : à chaque type de solution correspond une tarification différente. Dans sa comparaison des solutions, l’entreprise ou la collectivité doit penser à tous les coûts, comprenant, le cas échéant, l’acquisition du logiciel ou son développement, l’achat de licences, la maintenance annuelle, le tarif des mises à jour, le prix des évolutions et paramétrages de l’outil, les modalités d’accompagnement, etc.
La sécurité et la conformité
Le logiciel de gestion des risques doit respecter les normes les plus strictes en matière de sécurité afin de garantir la confidentialité des données et informations sensibles. Il doit intégrer une gestion des droits renforcée en fonction des profils des utilisateurs. La sécurité inclut la sécurité physique de l’hébergement, avec des systèmes redondants, des sauvegardes régulières et la mise en place de plans de continuité et de reprise d’activité (PCA / PRA).
Le logiciel de gestion des risques est un allié incontournable de toute organisation qui souhaite protéger son développement, sa pérennité et ses liens de confiance avec ses partenaires, clients, collaborateurs, usagers et administrés. 100 % personnalisé, ergonomique, évolutif et sécurisé, le logiciel de gestion des risques de Values Associates offre aux entreprises, collectivités et administrations une solution performante et intuitive. Avec ses différents modules de cartographie des risques, de contrôle interne et d’audit interne, de gestion du risque tiers, notre offre vous permet de digitaliser facilement la gestion des risques de votre organisation pour une maîtrise des risques globale et performante et une stratégie proactive pour prévenir vos risques et atténuer leur impact.