L’audit interne est un exercice exigeant, précis et rigoureux. La méthodologie utilisée doit être structurée et irréprochable. Elle doit s’adapter aux objectifs et besoins de l’organisation, et être conforme aux normes de l’audit. Les enjeux sont forts. Les rapports d’audit servent de support aux  entreprises et établissements publics pour garantir leur conformité réglementaire, maîtriser leurs risques, optimiser leur efficacité opérationnelle et appuyer leurs décisions stratégiques. Pour réussir sa mission, l’auditeur dispose d’une large palette d’outils. Quels sont-ils ? Et comment une plateforme digitale spécialisée peut-elle aider à renforcer l’efficacité de ces outils pour des audits internes performants et pertinents ? Présentation.

Quels sont les outils de l’audit interne ?

À toutes les étapes de l’audit interne, l’auditeur a le choix entre de multiples outils pour conduire sa mission. Son défi ? Exploiter les outils les plus adaptés pour répondre aux objectifs de l’audit et aux enjeux de l’organisation.

1. Les outils pour préparer l’audit interne

L’audit interne débute par une phase de préparation et de planification. L’auditeur organise sa mission grâce à des premiers travaux de recherche et d’analyse documentaire. Ces observations permettent de bien cadrer l’audit. Les objectifs, le périmètre, les axes de travail, les ressources mobilisées et le planning de réalisation sont compilés dans le plan d’audit ou le rapport d’orientation.

Ces travaux de préparation s’appuient sur deux outils principaux :

• La cartographie des risques : la cartographie des risques recense, évalue et hiérarchise les risques auxquels est exposé le domaine ou le processus audité. C’est le document préalable indispensable pour élaborer le référentiel d’audit. Ce dernier recense les risques d’un processus donné et les contrôles qui devraient être mis en place pour les maîtriser. L’audit portera en priorité sur la vérification de ces points.
• Le questionnaire de prise de connaissance : ce questionnaire vise à collecter les premières informations afin de bien délimiter le périmètre de la mission et évaluer les ressources nécessaires à son bon déroulement.

2. Les outils de l’audit interne pour observer et décrire

L’audit interne débute par une phase d’observation et de description. L’auditeur peut mobiliser un ou plusieurs outils en fonction de l’objectif de l’audit, de son périmètre et du domaine d’activité :  

• La description narrative : cet outil décrit la procédure auditée sous forme écrite et synthétique.
• Les organigrammes : l’organigramme hiérarchique illustre l’organisation hiérarchique de l’entreprise ou de la collectivité. L’organigramme fonctionnel représente l’organisation des fonctions, sans associer de noms.
• La grille d’analyse des tâches : cette grille détaille la répartition des tâches entre les collaborateurs tout le long d’un processus. Elle aide à contrôler le respect des règles de séparation des fonctions et à pointer les éventuels dysfonctionnements.
• Le diagramme de circulation : le flow chart représente de manière schématique la circulation d’un document dans l’organisation entre les différents collaborateurs, fonctions et niveaux hiérarchiques (type de document, nombre d’exemplaires, émetteur, destinataires ; modalités de contrôle et darchivage…)
• Le diagramme de flux : plus large, le diagramme de flux s’applique à un processus. Il décrit son déroulement, ses étapes, les acteurs impliqués, les points de contrôle, les risques. Il peut être complété par le test de cheminement qui cible plus précisément une opération.
• L’observation physique : lors de l’observation physique, l’auditeur vérifie « sur place » – et non plus seulement « sur pièces » -, le déroulement d’un processus, la mise en pratique d’une procédure ou d’un contrôle, le respect de mesures de sécurité, l’état de biens mobiliers, etc.

3. Les outils de l’audit interne pour interroger

En complément des observations, l’audit interne affine l’analyse grâce aux retours d’expérience des collaborateurs et des tiers.

L’entretien est l’outil le plus utilisé en audit. Cette technique de recueil d’informations permet d’approfondir les observations, de mieux comprendre les risques et contraintes opérationnels, de recueillir des commentaires et explications et de croiser des visions.

Les entretiens peuvent être complétés par d’autres outils comme :

• L’interrogation des fichiers informatiques : cette technique consiste à extraire des informations dans les fichiers existants de l’organisation.
• Des sondages : l’interrogation d’un nombre élevé de collaborateurs représentatifs donne à l’auditeur une vision globale et objective du domaine ou processus audité. Le sondage est aussi l’opportunité de vérifier la fiabilité et la mise à jour des éléments collectés en amont dans les différents documents et fichiers.  

4. Les outils de l’audit interne pour évaluer

L’auditeur dispose enfin d’outils pour évaluer, analyser et rédiger son rapport final d’audit. Il peut faire appel à des outils comme :

• La revue analytique : ce document permet de comparer deux éléments, d’analyser les écarts et de comprendre les évolutions. La revue analytique est souvent utilisée lors de l’audit des comptes annuels pour comparer les résultats avec les données antérieures et prévisionnelles.
• Le questionnaire de contrôle interne (QCI): ce document synthétique liste les tâches d’un processus sous forme de questions. Il permet de vérifier, par une réponse fermée en « oui » ou « non », si une tâche est bien réalisée dans le respect des obligations réglementaires et des contrôles imposés.
• La Feuille de Révélation et d’Analyse des Problèmes (FRAP) : la FRAP est une synthèse de chaque dysfonctionnement révélé par l’audit. Pour chaque problème identifié au cours d’un processus, l’auditeur y détaille les faits, causes et conséquences et émet des recommandations d’amélioration. Les FRAP nourrissent le plan d’actions élaboré suite à l’audit.

Digitalisation et efficacité de l’audit interne

Le nombre et la variété d’outils à disposition de l’auditeur complexifie la mission d’audit interne. Le recours à un logiciel dédié permet de centraliser la documentation, relier les outils entre eux, sécuriser les procédures, tracer les données et faciliter les échanges.

• Se créer un environnement personnalisé

Chaque audit interne est différent, en fonction de ses objectifs, de son champ d’actions et des outils mobilisés. La solution digitale permet à l’auditeur de créer pour chaque audit un environnement personnalisé, adapté à la méthodologie et aux outils choisis.

Un logiciel évolutif permet aussi d’actualiser en quelques clics les référentiels de règles et de procédures. L’auditeur peut aussi créer des liens entre les outils, notamment avec la cartographie des risques.

• Centraliser les données et les documents

L’audit interne collecte des données volumineuses et des informations variées en provenance de nombreux documents.

La solution digitale permet de centraliser la documentation et de tracer les données. Ordres de mission, rapports d’audits, diagrammes de flux, grilles d’analyse des tâches, organigrammes, résultats de sondages… sont regroupés en un seul lieu, visibles en un coup d’œil et accessibles facilement.

• Simplifier les entretiens et sondages

L’outil digital facilite l’organisation des entretiens. L’auditeur peut automatiser les demandes d’entretien, programmer des relances, mettre à jour automatiquement son planning.

Avec un logiciel d’audit interne, il est aussi possible de créer rapidement un sondage ou un questionnaire personnalisé et de le diffuser aux collaborateurs ciblés. La solution digitale facilite le suivi et l’analyse des retours.

• Communiquer et collaborer

Processus transversal, l’audit interne mobilise de nombreux collaborateurs et tiers. Un logiciel d’audit interne permet de partager les documents de l’audit aux personnes ciblées, grâce à un système d’authentification renforcée. Ce système de gestion des droits en fonction du profil de l’utilisateur sécurise les données.

Les restitutions, rapports d’audit et recommandations sont personnalisables. Grâce aux fonctionnalités avancées, l’auditeur crée des reportings dynamiques, interactifs et en temps réel pour une communication ciblée et pertinente.  

Comment bien choisir votre outil digital d’audit interne ?

Plusieurs critères sont à prendre en compte pour bien choisir une solution digitale d’audit interne. L’outil numérique doit :

• Être évolutif et personnalisable pour s’adapter aux besoins de l’organisation, aux changements des processus et aux exigences des audits internes.
• Être sécurisé pour garantir la protection des données personnelles et sensibles, dans le respect du RGPD. Cryptage des données, contrôles d’accès, redondances des systèmes d’information sont des critères à analyser en priorité lors du choix d’un logiciel.
• Être ergonomique pour faciliter le recueil des données, le partage d’informations et le travail collaboratif, trio gagnant d’un audit interne efficace. Il doit permettre une prise en main rapide sans coûts élevés de formation.
• Présenter un rapport qualité-prix accessible pour l’entreprise ou la collectivité, en fonction de ses besoins et de ses risques.

L’audit interne mobilise de nombreux outils d’observation, d’évaluation et d’analyse. Le recours à une solution digitale permet de centraliser les documents et référentiels, de partager les données, d’automatiser le suivi. Un logiciel dédié simplifie et optimise le travail de l’auditeur pour un audit interne performant, transparent et rassurant. En choisissant judicieusement leurs outils, les entreprises, collectivités et établissements publics garantissent la qualité et la fiabilité des résultats de leurs audits.

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