La cartographie des risques permet à une organisation d’identifier, évaluer et hiérarchiser ses risques internes et externes, majeurs et mineurs. Véritable outil de pilotage, elle sécurise les décisions stratégiques et opérationnelles.
Comment réaliser la cartographie des risques ? Quel logiciel utiliser ? Quand la question se pose, les regards se tournent naturellement vers le logiciel Excel. Est-il possible de créer sa cartographie des risques avec Excel ? La réponse est oui. Est-ce pertinent ? Cela dépend de l’ambition du projet. Si ce logiciel ne manque pas d’atouts, il présente certaines limites pour les cartographies des risques ambitieuses.
Pourquoi faire une cartographie des risques sur Excel ?
Si le logiciel Excel est tant plébiscité par les organisations, c’est qu’il regorge de promesses, grâce à ses nombreuses fonctionnalités de base et ses capacités de paramétrage. Ses nombreux atouts positionnent souvent ce logiciel comme favori lors du lancement d’un projet de cartographie des risques.
✅ Une base de données performante
Excel est un logiciel de base de données et de calculs mathématiques. Ses nombreuses macros lui confèrent une grande souplesse pour créer des modèles de données relationnelles et croiser et analyser de multiples variables. Cet atout explique l’engouement des chefs de projet cartographie des risques pour cet outil.
Ce logiciel offre également de multiples possibilités de restitutions sous forme de tableaux et de graphes. Avec un minimum d’expertise, ce logiciel permet de communiquer simplement et automatiquement les résultats d’une cartographie des risques, sous la forme d’une matrice des risques accessible et lisible.
✅ Un logiciel disponible immédiatement
Le logiciel Excel s’est aujourd’hui largement démocratisé dans tous les environnements professionnels. De nombreuses fonctions stratégiques et opérationnelles l’utilisent, que ce soit pour créer des tableaux, des graphiques, des plannings, des bases de données ou encore effectuer des calculs automatisés.
Lors du lancement d’un projet de cartographie des risques, Excel présente l’avantage d’être disponible immédiatement, à un coût maîtrisé. Déjà déployé sur tous les postes de travail, il ne nécessite pas d’investissements supplémentaires.
✅ Un logiciel accessible à tous
La majorité des acteurs impliqués dans un projet de cartographie des risques maîtrisent les fonctionnalités de base du logiciel Excel. Dans le cas contraire, de nombreuses formations sont proposées pour apprendre les bases du logiciel et ses fonctionnalités plus avancées. Dans le cadre de l’élaboration d’une cartographie des risques, il est aussi simple et rapide d’organiser une formation collective en intra, ciblée sur les besoins de l’organisation.
Pour engager le projet et aider le risk manager, de nombreux modèles gratuits de cartographie des risques sont disponibles et téléchargeables en ligne.
✅ Un logiciel personnalisable
Le logiciel Excel permet de connecter des sources différentes pour collecter des données issues de fichiers, de bases existantes ou d’internet. En quelques clics, il est aussi facile de personnaliser ses feuilles de calcul et tableaux et de classer, trier, filtrer, fusionner et vérifier les informations. Mais c’est avec les macros basées sur le langage de programmation Visual Basic pour Applications (VBA) qu’Excel démontre toute sa puissance. L’utilitaire d’analyse permet par exemple de réaliser des analyses à partir de variables quantitatives et qualitatives croisées. Il est aussi possible de créer un tableau à double entrée grâce à une macro VBA ou d’automatiser la mise en forme.
Quelles sont les limites d’une cartographie des risques sur Excel ?
Malgré tout son potentiel, le logiciel Excel trouve ses limites dès lors qu’il s’agit de réaliser une cartographie des risques transversale à l’entreprise, impliquant de nombreuses parties prenantes et croisant de multiples données.
❌ Une intégration limitée des données
Le logiciel Excel n’est pas adapté pour la collecte et la consolidation d’un nombre élevé de données issues de sources très diverses.
Les manipulations entre les modèles, les lignes, les colonnes, les feuilles et les macros augmentent le risque d’erreurs. Des fonctionnalités comme « Supprimer les doublons » ou « Validation des données » ne suffisent pas à les éviter, dès lors que le nombre de data à traiter et à mettre à jour est élevé. Excel n’offre pas non plus une vision rapide, globale et cohérente de la cartographie des risques.
❌ Un suivi et une traçabilité difficiles
Le logiciel Excel ne permet pas non plus au risk manager, ou au chef de projet de la cartographie des risques, d’assurer le suivi du projet en toute sérénité.
Si le fichier est accessible et modifiable par tous, il devient difficile de vérifier qui a intégré, modifié ou validé quelle donnée. Si le fichier est en lecture seule, le responsable de projet peut vite se retrouver absorbé par la tâche chronophage d’intégration et de vérification des données au détriment de sa mission de pilotage.
❌ L’absence de fonctionnalités de pilotage
Le logiciel Excel n’offre pas de fonctionnalités pour faciliter le pilotage de la cartographie des risques.
Le chef de projet ne peut par exemple pas enregistrer de rappels automatiques pour l’informer – que des tâches sont à réaliser, arrivées à échéance, ou encore en retard. Il ne peut pas non plus programmer des notifications automatiques pour relancer ses collègues ou les informer d’une action à réaliser (mise à jour d’informations, validation…)
❌ Un logiciel non collaboratif
La cartographie des risques mobilise de nombreuses parties prenantes dans l’entreprise. C’est un projet collaboratif et itératif, qui nécessite l’engagement de tous. Or, le logiciel Excel n’est pas conçu pour faciliter le dialogue et le partage. L’absence d’échanges peut aboutir à une évaluation moins qualitative et affinée des risques et des plans d’actions associés.
❌ Des restitutions trop statiques
Malgré la puissance d’Excel, ses capacités de restitution restent limitées. Ce logiciel permet une visualisation simple de la cartographie des risques sous forme de tableaux et de graphiques statiques.
Mais, avec ce logiciel, il est plus complexe de manipuler et d’agréger les données ou d’effectuer des zooms et dé-zooms. Excel ne permet pas l’élaboration d’une matrice des risques dynamique, avec un suivi interactif de la cartographie dans le temps.
❌ Des données non sécurisées
La cartographie des risques manipule de nombreuses données sensibles et confidentielles.
Excel permet de gérer des habilitations par mot de passe pour accéder aux fichiers, classeurs et feuilles de calcul. Il permet aussi d’octroyer l’accès en lecture seule ou de verrouiller des cellules. Mais, dans ces derniers cas, si les données ne sont pas modifiables, elles restent visibles. Le logiciel Excel ne permet pas d’attribuer des autorisations restreintes à certaines données du fichier.
❌ Un logiciel chronophage et peu évolutif
La cartographie des risques est nécessairement évolutive. Mais mettre à jour des données sur Excel est une activité fastidieuse et chronophage. Elle l’est d’autant plus si le nombre de variables est élevé. Dans le cadre d’un projet de cartographie globale, chaque évolution des risques devient synonyme de plusieurs heures de travail compte tenu de la complexité des développements Excel, des modèles et des formules macro.
Accessible et disponible, le logiciel Excel est un outil adapté pour la réalisation d’un projet de cartographie des risques à petite échelle. Dès lors que la cartographie des risques devient globale et ambitieuse, l’outil montre des limites. Il est alors conseillé de basculer vers une application digitale dédiée comme Values Associates le propose avec notre logiciel dédié à la cartographie des risques. Totalement personnalisable, ce type de plateforme centralisée et partagée favorise le travail collaboratif, la traçabilité des échanges, l’automatisation du suivi et l’évolution de la cartographie des risques dans la durée. Autant d’atouts qui libèrent des tâches chronophages et permettent de se recentrer sur les missions à haute valeur ajoutée.