LOGICIEL SAPIN 2
MODULE PARRAINAGE ET MECENAT
Un logiciel tout-en-un qui centralise et simplifie le processus de gestion des activités de parrainage, sponsoring et mécénat dans le cadre de la loi Sapin 2 tout en s’adaptant à votre structure.
Les avantages de notre module parrainage et mécénat
Centralisez les demandes de mécénat et parrainage
Intégrez les éventuelles particularités de votre organisation liées aux différentes catégories de demandes de mécénat, de parrainage et de tiers , assurant ainsi une gestion précise et conforme aux spécificités de chaque situation. Un questionnaire envoyé au tiers bénéficiaire permet la collecte des détails et justifications sur sa situation fiscale, comptable et sociale.
Associez des couches de vérification automatisées et humaines
Une fois les informations initiales de la déclaration complétées, un contrôle automatisé vérifie sa conformité avec les politiques internes de votre organisation, garantissant ainsi une première couche de validation.
Si le contrôle automatisé identifie la nécessité d’une validation, la déclaration est alors escaladée, ajoutant un niveau de vérification humaine. Une enquête de réputation, à la main de l’équipe Conformité ou d’un avocat spécialisé, permet de vérifier la crédibilité et la réputation du bénéficiaire.
Un contrat détaillant les termes et conditions du mécénat ou du parrainage est préparé avec diligence sur la base des éléments collectés et signé par les parties impliquées (demandeur, validateur, tiers bénéficiaire).
Pilotez votre dispositif
Assurez une communication régulière avec toutes les parties prenantes par le biais d’indicateurs et de reporting couvrant les différentes étapes de votre dispositif et vous permettant d’évaluer et gérer les déclarations de cadeaux et d’invitations au sein de votre organisation. Quand une opération de mécénat ou de sponsoring est validée et le paiement effectué, le demandeur doit démontrer l’application effective de l’opération afin de garantir sa mise en conformité à la loi Sapin 2.
Des preuves telles que des photos, des scans, ou d’autres pièces justificatives doivent être fournies pour attester de la réalisation du projet soutenu.
Disposez d'une documentation centralisée et actualisée
Avec une centralisation des documents relatifs à une demande de parrainage (sponsoring) ou mécénat: informations et documents déposés par le demandeur, informations collectées auprès du tiers (K-Bis, situation fiscale, comptable et sociale …), analyses et preuves attestant des enquêtes de réputation,…
Personnalisation des champs
Configurez les champs de votre demande de mécénat ou de parrainage en les améliorant, supprimant, ou renommant, avec la possibilité de définir les champs obligatoires, et personnalisez les workflows de validation en fonction des catégories d’acteurs, avec des seuils de tolérance adaptés à chaque groupe d’utilisateurs.
Adaptez votre Workflow
Activez des notifications spécifiques pour chaque utilisateur lors des changements de statut, par exemple lorsqu’un questionnaire doit être rempli ou lorsqu’il est terminé et que l’équipe Conformité doit consulter les résultats, tout en personnalisant les champs de réponse et en y ajoutant des preuves si nécessaire.
Suivi de votre activité
Assurez un suivi de votre activité par filiale en bénéficiant de nombreux filtres pouvant faciliter vos analyses et remontées
Tableaux de bord intuitifs
Bénéficiez de tableaux de bord dynamique et intuitifs permettant de consulter l’activité en vue 360° avec des repartitions de données permettant de visualiser l’avancement du questionnaire AFA, filiale par filiale, responsable par responsable, afin de pouvoir relancer les retardataires ou encore analyser les résultats.
Ils parlent de nous…
« Nous apprécions grandement la disponibilité des équipes, c’est un véritable plaisir de travailler avec vous sur nos projets et cela se ressent aussi au niveau de nos utilisateurs! »
Compliance analyst
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VALUES ASSOCIATES s’engage à ne conserver les DCP traitées que dans la limite dans la durée nécessaire aux traitements, augmentée des délais de prescription légaux durant lesquels les informations seront archivées en vue de toute réclamation comptable, fiscale ou judiciaire. Veuillez prendre connaissance de notre politique de confidentialité pour plus d’informations sur les traitements de données que nous réalisons et les droits dont vous disposez sur vos données personnelles.
Parrainage et mécénat : des risques de corruption élevés
Qu’elle soit symbolique ou clairement affichée, la contrepartie rime avec risque de corruption. De par les liens créés entre les secteurs public et privé, ainsi qu’entre les sphères professionnelles et personnelles, le parrainage et le mécénat fragilisent l’organisation. Les risques de corruption sont nombreux. Selon les cas, ils peuvent se doubler de faits de favoritisme, de trafic d’influence ou de prise illégale d’intérêts.
L’entreprise, l’administration ou la collectivité peut se protéger en déployant des mesures strictes, proportionnées au profil de risque de l’organisation et de ses organismes bénéficiaires :
➡️ Identifier les risques liés aux opérations de parrainage et de mécénat dans sa cartographie des risques : cette action inclut l’évaluation des tiers, bénéficiaires des soutiens.
➡️ Structurer la gouvernance, le pilotage et la gestion pour prévenir les risques liés aux décisions individuelles, aux relations de proximité et à l’urgence.
➡️Formaliser la politique Parrainage et Mécénat en rédigeant une procédure claire d’instruction des projets.
➡️Encadrer les demandes de parrainage et de mécénat, les centraliser et conserver une trace écrite et documentée.
➡️ Communiquer et sensibiliser les collaborateurs, via des actions de formation et le code de conduite interne.
➡️ Mettre en place un dispositif d’alerte, ouvert aux organismes bénéficiaires, pour signaler les comportements douteux.
➡️ Déployer des systèmes de contrôles analytiques, comptables et internes rigoureux, incluant le contrôle de tous les échanges financiers et commerciaux avec les organismes bénéficiaires
Que dit la loi Sapin 2 sur la gestion des activités de parrainage et mécénat pour les organisations ?
Le parrainage et le mécénat sont des soutiens directs, matériels, financiers et humains apportés par une entreprise ou un organisme public à une personne physique ou morale. Dès lors qu’il y a contrepartie et échange, le risque de corruption existe.
Soutien aux pratiques culturelles, sportives et sociales, diffusion des valeurs positives de l’organisation, retombées publicitaires et commerciales, mobilisation des collaborateurs : les opérations de parrainage et de mécénat séduisent les entreprises, administrations et collectivités. Mais, bien qu’encadrées par des règles juridiques et fiscales strictes, elles ouvrent une brèche dans l’organisation. Dès lors qu’une contrepartie existe, le risque de corruption apparaît.
Les différents risques :
➡️ Dissimulation d’avantages professionnels et personnels indus sous couvert de parrainage et de mécénat : versement d’une somme d’argent, prêt gratuit d’un local, prix négociés…
➡️ Détournement de l’usage des contreparties pour corrompre des collaborateurs et obtenir des avantages professionnels ou personnels : obtention d’un contrat ou d’un marché public, accélération d’une procédure
➡️ Détournement de fonds pour financer, avec l’aide des dons du parrainage et du mécénat, un projet extérieur à l’opération.
➡️ Utilisation du parrainage pour contourner les procédures de marchés publics et privilégier un prestataire.
Pourquoi choisir notre logiciel de gestion des risques liés aux activités de parrainage et mécénat ?
En choisissant notre logiciel, vous simplifiez la gestion complexe des demandes de parrainage et mécénat, en personnalisant chaque formulaire en fonction du demandeur, du type d’opération, du statut de la demande, du montant de l’opération, ou encore de la date de versement des fonds.
Notre solution vous permet d’évaluer en profondeur les tiers impliqués, en précisant leur identité, leur situation fiscale, leur localisation géographique, ainsi que les risques associés et toutes autres informations pertinentes.
Vous renforcez également votre capacité à suivre et anticiper les dérives potentielles en vérifiant la nature des opérations, les types de bénéficiaires, les montants alloués, et la conformité des contreparties avec votre politique de cadeaux et invitations.
Enfin, notre logiciel favorise un travail collaboratif efficace grâce à des fonctionnalités avancées telles que la fonction chat et un système de notifications intégré. Vous assurez ainsi une communication fluide et une gestion optimale des risques liés aux activités de parrainage et mécénat, tout en respectant les exigences réglementaires et éthiques de votre organisation.
QUESTIONS FRÉQUENTES À PROPOS DES ACTIVITÉS DE PARRAINAGE, SPONSORING ET MÉCÉNAT
Que sont le parrainage et le mécénat ?
Le parrainage et le mécénat consistent à apporter un soutien matériel, financier ou humain à une personne morale ou physique. Le mécénat encourage l’exercice d’activités d’intérêt général. Le parrainage permet plus largement de soutenir une personne, un produit, un événement ou une organisation à caractère éducatif, sportif, culturel, social, artistique ou encore environnemental. C’est d’ailleurs cette description que reprend le dernier guide de l’AFA au sujet du parrainage et du mécénat dans le cadre de la loi Sapin 2.
La différence entre ces deux opérations de communication ? La contrepartie. Le mécénat a une intention libérale, sans contrepartie directe ou indirecte. Le parrainage est réalisé en vue d’obtenir un bénéfice direct, publicitaire, réputationnel et/ou commercial. »
Pourquoi est-il important de gérer les risques dans les activités de parrainage et de mécénat ?
Gérer ces risques est essentiel pour :
Assurer la conformité réglementaire : Respecter les lois et régulations en vigueur.
Prévenir la corruption : Éviter les situations où le parrainage ou le mécénat pourrait être utilisé comme un moyen de corruption.
Protéger la réputation de l’organisation : Maintenir une image publique positive et éviter les scandales.
Garantir une utilisation appropriée des fonds : s’assurer que les ressources sont utilisées de manière efficace et alignées avec les objectifs de l’organisation.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des risques d’activité de parrainage et mécénat ?
Un logiciel de gestion des risques d’activité de parrainage et de mécénat est une solution technologique conçue pour aider les entreprises et les organisations à gérer et à atténuer les risques associés à leurs initiatives de sponsoring et de mécénat. Ces activités, bien que bénéfiques pour l’image de l’entreprise et la communauté, peuvent comporter des risques éthiques, juridiques, financiers, ou de réputation.
Quels sont les principaux risques associés aux activités de parrainage et de mécénat ?
Les principaux risques incluent :
➡️ Risque de corruption : Utilisation des fonds de parrainage ou de mécénat pour des pots-de-vin ou des faveurs.
➡️ Risque de non-conformité : Non-respect des réglementations locales et internationales.
➡️ Risque financier : Mauvaise gestion ou détournement des fonds alloués.
➡️ Risque de réputation : Association avec des partenaires ou des projets controversés pouvant nuire à l’image de l’organisation.