Excel est un logiciel omniprésent, aussi bien dans les entreprises que dans le secteur public. Reconnu pour sa polyvalence et sa facilité d’utilisation, il accompagne au quotidien de nombreuses fonctions. Il est tentant d’y recourir pour l’audit interne. De nombreux modèles Excel permettent de créer un plan d’audit interne ou un tableau de bord. Mais ce logiciel est-il vraiment adapté à cet exercice objectif et rigoureux qui n’autorise aucune approximation ? L’audit interne occupe une place déterminante dans la maîtrise des risques. Il guide les décisions stratégiques de l’entreprise ou de la collectivité, protège la conformité de l’organisation, contrôle l’efficacité des processus.
Découvrez les 6 limites d’Excel qui pourraient compromettre l’efficacité et la fiabilité de vos audits internes et, au-delà, la performance de votre entreprise ou collectivité.
Limite n°1 : le manque de fiabilité des données
L’audit interne est un exercice objectif, précis et exhaustif. Sa pertinence repose sur le croisement et l’analyse de nombreuses données, issues de sources internes et externes à l’organisation. Or, le logiciel Excel montre des limites pour garantir la fiabilité et la traçabilité de données volumineuses.
- Des risques d’erreurs élevés
Collecter et consolider un grand volume de données sont de vrais défis pour le logiciel Excel. Bien que des versions récentes permettent de manipuler des millions de lignes, la performance d’Excel se dégrade rapidement lorsque les données deviennent trop volumineuses. Cela peut entraîner des lenteurs, des blocages et des erreurs de calcul, qui nuisent à la qualité des analyses.
Le risque d’erreurs est encore augmenté par la manipulation délicate des données entre les modèles, les feuilles, les tableaux, les lignes, les colonnes et les macros.
- Une intégrité des données non garantie
Avec Excel, les erreurs de saisie, les doublons et les formules incorrectes peuvent facilement passer inaperçus. Dans un contexte d’audit, où la précision des données est cruciale, ces erreurs peuvent fragiliser l’analyse, et donc la prise de décisions.
De plus, ce logiciel ne dispose pas de mécanismes robustes pour tracer les données et traquer les modifications apportées aux fichiers. La vérification chronophage des informations détourne l’auditeur interne de ses missions à haute valeur ajoutée.
Limite n°2 : des obstacles à la collaboration
L’audit interne est une démarche transversale à l’entreprise ou l’établissement public. La qualité de l’audit repose sur la qualité des éléments transmis par les parties prenantes internes et externes à l’organisation. Or, le logiciel Excel ne favorise ni la remontée d’informations, ni leur partage.
- Le manque de fonctionnalités collaboratives
L’auditeur ne vit pas dans une tour d’ivoire. L’audit interne est un projet collaboratif. L’analyse se fonde sur les nombreuses données transmises par les collaborateurs de l’organisation et des tiers via des documents ou des entretiens.
Or, Excel ne favorise pas la coopération et le dialogue dans et hors de l’entreprise ou de l’administration. Le logiciel ne permet pas la centralisation et le traçage des documents. Il n’autorise pas non plus le partage de fichiers. Les envois parallèles des fichiers par e-mail entraînent des versions multiples et des conflits de données. Il devient difficile de savoir quelle version est la plus à jour, ce qui complique les échanges et peut générer des erreurs.
- Un contrôle des accès insuffisant
Excel ne permet pas de gérer les droits d’accès de manière granulaire. Tous les utilisateurs ayant accès à un fichier peuvent potentiellement modifier toutes les informations des tableaux, même les plus critiques et confidentielles.
Le risque de manipulations inappropriées des données augmente, créant des incertitudes sur la fiabilité et la source des informations.
Limite n°3 : une sécurité défaillante
Dans un environnement de plus en plus numérisé, la sécurité des données est un enjeu majeur pour les entreprises et les acteurs publics. Or, Excel ne garantit pas la protection des données et menace la conformité réglementaire de l’organisation.
- Des données d’audit vulnérables
Si Excel propose des fonctionnalités de protection par mot de passe, il n’offre pas une sécurité robuste. Les fichiers peuvent facilement être copiés, partagés ou exposés à des risques de piratage, de perte ou de vol.
L’accès en lecture seule ou le verrouillage d’une cellule peuvent protéger contre la modification des données. Mais les informations de l’organisation restent visibles par tous, même les plus sensibles et personnelles. Excel ne permet pas d’attribuer des autorisations restreintes à certains tableaux ou données.
- Un risque élevé pour la conformité réglementaire
La conformité aux normes réglementaires – et notamment le règlement général de protection des données (RGPD) -, impose des exigences strictes aux entreprises et établissements publics en matière de protection des données.
Excel ne permet pas à l’organisation de garantir le respect de ces normes de manière fiable. Les auditeurs internes doivent s’assurer que les données sont correctement anonymisées et sécurisées. Cette obligation est complexe à gérer dans un fichier Excel.
Limite n°4 : une faiblesse d’analyse
L’audit interne est un outil stratégique de l’organisation. Il sert de guide et de conseil aux dirigeants et élus, ce qui n’autorise aucune erreur lors du processus d’audit.
- Des capacités d’analyse réduites
Excel est un logiciel puissant pour des analyses de base. Il présente cependant des limites pour des analyses avancées.
Les fonctionnalités statistiques et prédictives sont souvent insuffisantes pour répondre aux besoins complexes des audits internes. Le logiciel ne permet pas non plus de faire des liens avec la cartographie des risques, ni avec les résultats des autres audits et contrôles internes qui enrichissent l’analyse. Ces limites contraignent les auditeurs internes à utiliser des outils complémentaires, ce qui complique le processus d’audit.
- Une visualisation statique des données de l’audit
La visualisation des données est essentielle pour communiquer les résultats d’un audit interne de manière claire et impactante. Bien qu’Excel offre des options de tableaux et de graphiques, les restitutions restent statiques comparées à des outils spécialisés.
La difficulté à créer des visualisations dynamiques, interactives et percutantes rend les rapports d’audits moins accessibles et moins compréhensibles pour les parties prenantes.
Limite n°5 : l’absence de fonctionnalités de gestion de projet
Comme tout projet collaboratif, l’audit interne exige un pilotage et un suivi efficaces et rigoureux. L’absence de ce type de fonctionnalités dans Excel contraint souvent les auditeurs internes à recourir à un outil de gestion de projet complémentaire.
- Des fonctionnalités de pilotage inexistantes
Le logiciel Excel n’offre pas de fonctionnalités de pilotage et de suivi de projet. L’auditeur interne ne peut pas intégrer de rappels de tâches ou de notifications automatiques. Il ne peut pas, par exemple, visualiser en un coup d’œil l’avancement du plan d’actions et l’état des tâches en cours. Il ne peut pas programmer un workflow de validation. Il ne peut pas enregistrer des relances automatiques à destination des collaborateurs de l’organisation, ni automatiser les demandes de réunions, d’entretiens ou de documents.
Excel ne permet pas non plus une planification dynamique de l’audit interne. Le logiciel ne propose pas de fonctionnalités pour mettre à jour en temps réel le plan d’audit interne, le tableau de bord, les étapes de revue, de contrôle et de validation, ou encore le tableau d’allocation des ressources.
- Une communication entravée
Excel n’inclut pas de fonctionnalités favorisant la communication entre les collaborateurs engagés dans l’audit interne. Des commentaires peuvent être ajoutés, mais ils ne remplacent pas les outils de discussion ou de collaboration en temps réel qui favorisent le dialogue et l’échange d’idées.
Limite n°6 : des freins à la productivité
La valeur ajoutée de l’auditeur réside également dans l’analyse objective et impartiale des données. L’utilisation d’un outil est censée faire gagner en temps et en efficacité. Or, Excel peut devenir un frein.
- Une mise à jour de l’audit chronophage
La mise à jour manuelle des données dans Excel est fastidieuse et chronophage. Elle est également source d’erreurs.
L’absence d’automatisation dans les processus de collecte et de traitement des données augmente le temps nécessaire pour réaliser un audit interne. Chaque évolution des données se traduit par des temps de travail élevés pour manipuler les tableaux et les formules macro.
- Un investissement en formation
Excel est un outil largement répandu dans les entreprises et établissements publics. Mais son usage est le plus souvent restreint à des fonctionnalités simples, accessibles à tous.
L’utilisation d’Excel dans le cadre d’un audit interne exige l’utilisation de fonctionnalités avancées, comme les macros et le langage VBA. Cela implique souvent des coûts de formation importants pour s’assurer que tous les collaborateurs impliqués dans l’audit sont capables de comprendre et de manipuler ces fonctionnalités.
Excel est un outil puissant, mais limité pour l’audit interne. Les risques sont réels en matière de gestion des données, de collaboration, de sécurité, d’analyse, de gestion de projet et de productivité. Pour les entreprises et les établissements publics, l’évaluation de ces risques est essentielle pour choisir la solution digitale la plus adaptée. Des alternatives à Excel existent pour garantir la rigueur, la sécurité et l’efficacité des audits internes. En investissant dans des outils spécialisés, les organisations améliorent la qualité de leurs audits pour une conformité et une gestion des risques efficientes.
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