Comment faire un tableau de gestion des risques ?

Outil d’analyse, le tableau de gestion des risques évalue la criticité des risques qui menacent une entreprise ou une collectivité. Loin d’être un simple tableau Excel, ses enjeux sont forts. Il n’y a pas de maîtrise des risques efficace sans tableau des risques bien conçu, exhaustif et à jour. Offrant une vision globale des risques, cet outil stratégique facilite la prise de décisions éclairées et les choix en matière de gestion des risques. Qu’est-ce qu’un tableau de gestion des risques ? Comment le compléter et évaluer objectivement des risques subjectifs ? Quels outils utiliser pour le créer ? Zoom sur cet outil d’analyse des risques.

Qu’est-ce qu’un tableau de gestion des risques ?

Le tableau de gestion des risques recense tous les risques potentiels qui menacent une organisation, en détaillant pour chacun le niveau de risque. La criticité est évaluée en croisant deux données : la probabilité de survenance du risque et la force de son impact.

Pourquoi réaliser un tableau de gestion des risques ?

Le tableau de gestion des risques est au cœur du management des risques. Il permet d’aller plus loin dans l’analyse des menaces potentielles auxquelles les entreprises et collectivités sont confrontées. Son objectif : évaluer la criticité de chaque risque identifié dans la cartographie. Grâce à la hiérarchisation des menaces, l’organisation peut prioriser son plan de gestion des risques et cibler les actions sur les risques estimés les plus critiques.

Mis à jour régulièrement, le tableau de bord des risques offre aux dirigeants et élus une vue d’ensemble des menaces en temps réel.

Le tableau de gestion des risques peut aussi bien être décliné à l’échelle de l’organisation, qu’à l’échelle d’un processus ou d’une nature de risques. Son élaboration devrait être systématique dès lors que l’entreprise ou la collectivité souhaite se protéger et progresser.

Quelles sont les données à inclure dans le tableau de gestion des risques ?

Son contenu est libre. Il inclut à minima quatre informations :

• La description du risque.
• La probabilité potentielle de survenance du risque (ou fréquence ou occurrence), définie par une valeur numérique.
• La gravité potentielle de l’impact du risque, définie par une valeur numérique.
• La criticité globale du risque.

La probabilité de survenance du risque et la gravité de son impact sont évaluées via une méthode de scoring. L’échelle numérique comprend en général de 1 à 3, 4 ou 5 chiffres. La finesse de l’évaluation dépend des capacités d’analyse de l’organisation, et notamment des ressources qu’elle accorde au management de ses risques. Sur une échelle de 1 à 5, la notation 1 s’applique aux menaces présentant une probabilité de survenance et un impact très faibles. Au contraire, la notation 5 est attribuée aux risques jugées très critiques.

La criticité globale du risque est évaluée en croisant ces deux données. Pour faciliter la lecture, elle peut être matérialisée par une couleur. La palette varie en général du vert au rouge, en passant par des couleurs intermédiaires comme le jaune et l’orange.

En complément de ces trois informations, les entreprises et collectivités peuvent ajouter dans le tableau de bord des risques toutes données qu’elles jugent utiles pour la compréhension et le traitement du risque, comme :

• La nature du risque : le risque peut être de toute nature, politique, réglementaire, financier, budgétaire, opérationnel, humain, environnemental, de réputation, de sécurité, etc.

Etc.  

L’origine du risque et, le cas échéant, le tiers impliqué dans la menace.

Les conséquences détaillées pour l’organisation ou le projet si le risque se réalise.

Les mesures prises en réponse au risque et la nouvelle notation du risque une fois celui-ci maîtrisé.

La tendance d’évolution du risque, stable, en hausse ou à la baisse.

Le responsable du risque et de l’action de mitigation.

Modèle de tableau de gestion des risques :

La matrice des risques, l’outil de visualisation du tableau de gestion des risques

Le tableau de gestion des risques est un outil d’analyse exhaustif mais peu communicant. La matrice des risques aide à rendre accessible les résultats. Elle traduit les données sous forme de graphe bidimensionnel, compréhensible en un coup d’œil. La matrice est composée :

• D’une abscisse (axe X) sur laquelle est reportée la notation concernant la probabilité de survenance du risque.
• D’une ordonnée (axe Y) sur laquelle est reportée la notation concernant la gravité du risque.

Le niveau de risque est déterminé dans le graphe au croisement de ces deux données. Comme dans le tableau des risques, un jeu de couleurs facilite la lecture de la matrice. Les menaces en rouge sont à traiter en priorité dans le cadre du plan de gestion des risques. Plusieurs stratégies sont possibles. L’entreprise ou la collectivité peut décider de supprimer le risque, de réduire la probabilité de survenance du risque ou d’atténuer la gravité de son impact, de transférer le risque, de partager le risque ou encore d’accepter le risque.

Modèle de matrice des risques :

Comment compléter le tableau de gestion des risques ?

Une fois les risques potentiels identifiés dans la cartographie des risques, comment évaluer leur gravité pour l’organisation et leur probabilité de survenance ? C’est dans ces questions que réside la complexité de l’élaboration du tableau de gestion des risques.

Comment évaluer la gravité et la fréquence d’un risque ?

Évaluer la gravité et la fréquence d’un risque n’est pas toujours aisé. Pour une analyse la plus juste  et exhaustive possible. Cette phase nécessite en particulier de s’appuyer sur différents leviers :

• Impliquer toutes les parties prenantes et recueillir leurs avis, au-delà de la seule équipe en charge de l’a constitution de la cartographie.
• Capitaliser sur les retours d’expériences internes à l’organisation, notamment quand des processus et projets de même type ont déjà été déployés dans le passé et leurs risques identifiés.
• Se baser sur les conclusions des contrôles et audits internes.
• S’enrichir des expériences des entreprises et collectivités aux profils similaires.
• S’appuyer sur des modèles prédictifs.

Comment évaluer la criticité globale d’un risque ?

Pour évaluer la criticité d’un risque, certains modèles proposent de multiplier la valeur numérique accordée à la fréquence du risque par la valeur numérique accordée à sa gravité.

Si ce modèle fournit une base d’analyse intéressante, il ne prend pas en compte le contexte de l’organisation. Il est important de l’adapter à chaque risque.

Prenons un exemple. Une collectivité analyse l’impact et la probabilité de survenance de ses risques sur une échelle de 1 à 5. Elle évalue un risque de corruption à 5 en terme de gravité et à 2 en terme de fréquence. Selon ce modèle, la criticité globale du risque est donc de 10 (5 X 2) sur une criticité maximale de 25 (5 X 5). Théoriquement, le risque semble modéré pour l’organisation. Pourtant, la collectivité le classe parmi ses risques critiques. Pourquoi ? Parce que, malgré une faible probabilité de survenance, son impact est très fort pour la collectivité sur son image, sa transparence et la confiance de ses administrés, partenaires et élus.

De même, une entreprise peut prioriser la maîtrise d’un risque à l’impact faible (estimé à 1), mais à la fréquence très élevée (estimée à 5). Par exemple, une société commerciale peut prendre des mesures pour lutter contre la fraude ou les vols individuels de faible valeur, car leur cumul lui est préjudiciable financièrement.

L’évaluation des risques reste subjective à chaque organisation. Un même risque peut être considéré modéré par une entreprise ou une collectivité et majeur par une autre. L’analyse dépend de la stratégie de l’organisation, de sa détermination à prendre des risques et de sa capacité de résistance à l’impact du risque. Le tableau de gestion des risques aide à objectiver cette analyse subjective.

Avec quel outil créer le tableau de gestion des risques ?

Le tableau de gestion des risques peut être créé avec différents outils. Si le logiciel Excel domine encore le marché, il présente des limites dans le cadre de projets de maîtrise des risques ambitieux.

Créer le tableau de gestion des risques avec Excel

Largement démocratisé dans les entreprises et collectivités, le logiciel Excel est la solution la plus accessible à tous pour créer le tableau de gestion des risques.

Avec ses lignes, ses colonnes, ses feuilles de calcul, ses nombreuses macros VBA et ses fonctionnalités de graphe, le logiciel Excel permet de :

• Créer des modèles de données relationnelles à partir de multiples variables.
• Connecter des sources différentes pour collecter des data issues de différents fichiers, de bases de données internes et externes existantes ou de sites internet.
• Traduire le tableau des risques en matrice des risques visuelle et communicante.
• Automatiser les mises en forme.
• Modifier et mettre à jour simplement et rapidement les données.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des risques ?

Excel est performant pour créer des tableaux de gestion des risques à petite échelle. En revanche, dans le cadre de projets de management des risques à plus grande échelle, il montre quelques faiblesses.

L’élaboration d’un tableau de bord des risques exige la collecte et le traitement de données volumineuses, ainsi que la mobilisation de nombreuses parties prenantes internes et externes à l’organisation.

Avec ses difficultés à gérer un volume élevé de données, sa mise à jour chronophage, le manque de fonctionnalités de suivi et de pilotage et l’absence de hiérarchisation des droits utilisateurs, Excel ne permet pas une démarche d’évaluation des risques participative et sécurisée.

Basculer vers une solution logicielle dédiée à la gestion des risques lève ces freins. 

Personnalisable, souple, intuitive et évolutive, une plateforme digitale de management des risques facilite le travail collaboratif, assure la traçabilité des échanges et optimise le suivi du projet de gestion des risques. Elle sécurise la collecte et le traitement de données volumineuses. Elle améliore la communication grâce à des matrices des risques et des restitutions dynamiques, interactives et personnalisables. Elle accompagne l’évolution du projet grâce à sa flexibilité.

Le tableau de gestion des risques est un outil central de la maîtrise des risques. Des lignes, des colonnes, des graphes : sa conception peut sembler simple. Dans la réalité, elle est très exigeante. Elle implique de croiser des données volumineuses et variées et de mobiliser de nombreuses parties prenantes. Si Excel répond aux besoins à petite échelle, une solution digitale dédiée à la gestion des risques sécurise le processus et la conception d’un tableau des risques clair et efficace.