Rempart contre la fraude et les erreurs comptables et financières, le contrôle interne s’étend aujourd’hui à tous les domaines de l’organisation. S’il n’est pas contraint par la loi, le contrôle interne s’impose de plus en plus dans les entreprises, collectivités et administrations qui s’inquiètent de leur performance et de leur maîtrise des risques. Il faut dire que son absence peut avoir de lourdes conséquences financières, juridiques, techniques ou politiques, mettant en péril l’organisation mais aussi ses dirigeants et élus. Mais que désigne exactement le terme « contrôle interne » ? Comment protège-t-il l’organisation et la propulse-t-il vers plus de performance ? Quelle est la place de cette activité dans l’organisation et quelles sont ses spécificités ? Quelles sont les conditions indispensables pour mettre en œuvre un contrôle interne efficace dans son organisation ? Nous vous dévoilons les mécanismes et les rouages du contrôle interne.
Le contrôle interne : définition, objectifs et missions
Les objectifs du contrôle interne
Le contrôle interne désigne l’ensemble des systèmes de contrôle mis en place dans l’organisation pour prévenir et réduire les risques auxquels elle est exposée. Il consiste à définir, dans tous les domaines, les règles, systèmes et procédures de contrôle de l’organisation, puis à vérifier leur bonne application et à évaluer leur efficacité, leur conformité et leur pertinence.
L’activité de contrôle interne vise à garantir une gestion opérationnelle et financière efficiente, fiable, conforme et intègre. Il assure que, dans tous les domaines, l’organisation décide et agit en conformité avec les lois, réglementations et normes en vigueur. Il témoigne que son patrimoine, ses données et ses informations sont protégés et que ses risques sont maîtrisés.
En mettant en place un dispositif de contrôle interne, les organisations envoient un signal de confiance fort à leurs partenaires, clients ou administrés. L’enjeu est fort. Il s’agit de sécuriser les entreprises, collectivités et administrations pour soutenir leur performance et la qualité de leurs produits et services.
Quelles sont les missions des contrôleurs internes ?
Le contrôle interne est exercé par des contrôleurs internes, salariés de l’entreprise ou agents de la collectivité. Les missions du contrôle interne sont multiples. Le contrôleur interne :
- Structure la démarche et le cadre méthodologique de contrôle interne, en les adaptant aux enjeux, au fonctionnement, à l’environnement et aux risques de l’organisation.
- Définit l’ensemble des mesures et systèmes de contrôle interne de l’organisation et le plan d’actions pour les déployer, en se basant sur l’évaluation des risques. Le dispositif de contrôle interne peut se décliner sous plusieurs formes, du règlement à la mesure de protection tangible, en passant par des opérations de vérification ou des procédures très formalisées.
- Met en place le plan d’actions et les systèmes de contrôle en s’appuyant sur les équipes opérationnelles.
- Assure la supervision du contrôle interne,vérifie le respect et la bonne application des mesures et systèmes de contrôle et analyse leur efficience et leur pertinence. Il identifie les actions prioritaires à surveiller et les modalités de vérification.
- Adapte en continu les systèmes de contrôle aux contraintes de terrain, aux évolutions réglementaires, aux nouveaux risques et aux spécificités de l’organisation.
Quelles sont les spécificités du contrôle interne ?
Une démarche de contrôle collective et transversale
Le contrôle interne n’est pas la mission d’un seul homme ou femme. S’ils ne sont pas tous impliqués à la même échelle, l’activité de contrôle interne et de maîtrise des risques concerne tous les collaborateurs de l’organisation. Ce sont en effet eux qui ont la responsabilité de mettre en place au quotidien les règles, procédures et systèmes de contrôle édictés par le contrôleur interne.
Concrètement, le contrôle interne, c’est par exemple le service informatique qui gère, en fonction de règles strictes, les accès et habilitations aux logiciels. C’est aussi le service comptabilité qui suit une procédure formalisée pour vérifier les factures avant paiement, éviter les erreurs et les fraudes et garantir la conformité aux comptes budgétaires. C’est également la mise en place d’un processus rigoureux pour suivre les approvisionnements et achats pour éviter les surcoûts et garantir la qualité des fournisseurs. Dans une organisation, chaque collaborateur est un maillon de la chaîne pour un contrôle interne robuste et efficace.
Un processus de contrôle continu
Contrairement à l’audit qui est une action ponctuelle et ciblée, le contrôle interne est une démarche continue. Le contrôleur interne anime le contrôle interne, le fait vivre et évoluer, dans un processus d’amélioration continue. Il doit évaluer régulièrement les activités de contrôle pour adapter et actualiser le dispositif en fonction des évolutions opérationnelles et réglementaires, mais aussi en fonction de l’environnement de l’entreprise ou de la collectivité et de ses risques.
Le contrôleur interne doit rester à l’écoute des retours terrain du management et des équipes pour repérer les éventuels blocages et dysfonctionnements opérationnels, comprendre les incidents et apporter des solutions pragmatiques.
L’encadrement de l’activité de contrôle par des référentiels
Le contrôle interne n’est pas une activité normée ni régie par une réglementation. Néanmoins, le contrôleur interne peut définir le contrôle interne en s’appuyant sur des cadres de référence nationaux ou internationaux.
Le référentiel le plus utilisé est le COSO (Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). Adapté à toutes les organisations publiques et privées, le COSO est un guide complet, clair et précis qui donne un cadre et une directionaux contrôleurs internes. Le COSO organise le contrôle interne autour de trois objectifs : l’efficacité et l’efficience des opérations, la fiabilité de l’information financière, la conformité aux lois et règlements. Chaque objectif est décliné en cinq composantes : l’environnement de contrôle, l’évaluation des risques, les activités de contrôle en tant que telles, l’information et la communication, la supervision.
Quelles sont les conditions d’un contrôle interne efficace ?
1️⃣ Une organisation méthodique du contrôle interne
Le contrôle interne et la gestion des risques sont des activités transversales par excellence. Au vu du nombre de collaborateurs impliqués, du nombre de règles et de procédures édictées, du nombre de domaines concernés et du nombre de données croisées, il est important de mettre en place une organisation et une planification méthodiques du contrôle interne. Elles s’appuient sur une définition claire des pouvoirs et des responsabilités, sur un pilotage de l’activité et un suivi des contrôles rigoureux, sur une coordination sans faille, sur une évaluation des risques optimale.
2️⃣ Des procédures de contrôle claires et formalisées
Un contrôle interne performant exige que chaque salarié ou agent soit en capacité d’appliquer les mesures et systèmes de contrôle en toute autonomie.
Des référentiels clairs et formalisés et une documentation partagée garantissent la compréhension des règles. Elles participent à la mise en place homogénéisée du contrôle interne, en conformité avec les principes définis par le contrôleur interne. Elles réduisent les erreurs et permettent d’assurer la continuité de service en cas d’absence d’un collaborateur.
Pour diffuser les bonnes pratiques, le contrôleur interne peut utiliser de multiples outils de communication, combinant explications de texte et informations visuelles : règlement, référentiel, flow chart, logigramme, etc.
3️⃣ Une impulsion politique indispensable
Selon la taille de l’entreprise, organisation ou administration, engager les salariés et agents peut se révéler un vrai défi. Les procédures, normes et règles impliquent en effet des changements dans les quotidiens professionnels et peuvent être vues comme des contraintes bouleversant les habitudes de travail.
Pour réussir cette mobilisation collective, l’engagement des élus et de la direction est un préalable indispensable. En soutien à l’équipe de contrôle interne, l’impulsion et l’exemple doivent être donnés par la sphère la plus haute de l’organisation. Le contrôle interne et la gestion des risques doivent devenir un projet politique partagé au service de la performance de tous et, plus largement, au service de l’entreprise ou de la collectivité.
4️⃣ Une communication maîtrisée et compréhensible
La communication est un des piliers d’un contrôle interne efficace. Pour bien mettre en place et appliquer les systèmes de contrôle, les équipes opérationnelles doivent adhérer au projet et comprendre à quoi sert l’activité de contrôle interne et leur intérêt à la mettre en place.
La communication participe à sensibiliser et créer une culture d’entreprise favorable à la maîtrise des risques et au contrôle interne, autour de valeurs communes comme la qualité, la sécurité, l’efficacité. La communication accompagne toutes les étapes du contrôle interne : en amont, pour expliquer ce que sont le contrôle interne et la gestion des risques et leurs bénéfices pour chacun et pour l’organisation ; pendant le projet, pour tenir le personnel informé de l’avancement de l’élaboration du plan d’actions et des rôles de chacun dans sa réussite ; en aval, pour accompagner le contrôle interne au quotidien et valoriser en externe l’image d’une entreprise ou collectivité transparente et fiable.
La diffusion de l’information est à la fois institutionnelle, à destination de tous, et ciblée, en rapport avec les responsabilités et l’implication des équipes.
Aux côtés de l’audit interne et de la conformité, le contrôle interne est un outil de maîtrise des risques et de performance indispensable à toute entreprise, collectivité ou administration qui souhaite améliorer son efficacité et se protéger des risques.
Recourir à un logiciel de contrôle interne est une condition de réussite du contrôle interne. Une solution digitale facilite et fiabilise la structuration, l’organisation, la planification, le pilotage et le suivi de cette démarche collective de contrôle et de gestion des risques. Un logiciel favorise la transversalité, l’implication des collaborateurs et la diffusion régulière d’informations claires et lisibles. Grâce au suivi automatisé des tâches et des systèmes de contrôle, il offre un réel gain de temps aux contrôleurs internes qui peuvent se concentrer sur les missions les plus nécessaires à la performance du contrôle et de l’organisation : l’évaluation, l’analyse, la supervision, l’animation et l’amélioration continue. Totalement personnalisable, le logiciel de contrôle interne s’adapte à tous les acteurs publics et privés, à tous les environnements, à tous les risques et à toutes les problématiques.