Dans un environnement complexe et incertain, les entreprises, collectivités et administrations font face à de nombreux risques susceptibles de perturber leur activité. Qu’il s’agisse de risques financiers, juridiques, opérationnels ou environnementaux, l’anticipation et la gestion de ces risques sont des impératifs stratégiques. Un plan de gestion des risques bien conçu permet non seulement de protéger l’organisation contre des menaces potentielles, mais aussi d’améliorer la prise de décision et la résilience globale. Comment concevoir un plan de gestion des risques robuste et efficace ? Nos retours d’expérience et éclairages.

Qu’est-ce qu’un plan de gestion des risques ?

Le plan de gestion des risques est un outil à la fois très opérationnel et très stratégique. En transformant l’incertitude en force, il participe à la performance de l’organisation et à son image de marque.

Quels sont les objectifs du plan de gestion des risques ?  

Le plan de gestion des risques est un document stratégique. Partie intégrante de la stratégie globale de l’entreprise, de la collectivité ou de l’administration, il participe à l’atteinte de ses objectifs.

Concrètement, le plan de gestion des risques réduit la probabilité et l’impact des risques grâce à leur identification, leur évaluation, leur traitement et leur suivi.

Le plan de gestion des risques s’inscrit dans une démarche proactive. L’objectif est clair :  anticiper les dangers, plutôt que d’agir en réaction. En prévenant les crises, le plan de gestion des risques renforce la résilience de l’organisation, protégeant ainsi sa pérennité et son développement.

Pourquoi concevoir un plan de gestion des risques ?

Un événement imprévu peut avoir de lourds impacts sur le plan financier, juridique, humain ou environnemental. Elles peuvent aussi atteindre sa réputation.

Concevoir un plan de gestion des risques structuré minimise les risques. Déclinable au niveau de l’organisation, d’un projet ou d’un processus, ce document permet de :

• Mieux anticiper les risques et limiter leurs impacts grâce à une meilleure connaissance et compréhension des risques.
• Éclairer les décisions stratégiques et opérationnelles, en rendant l’imprévisible plus maîtrisable, même sous la pression.
• Optimiser les coûts en ciblant les ressources humaines et financières sur les risques les plus critiques.
• Renforcer la résilience de l’organisation en améliorant son agilité et sa capacité de réaction.
• Garantir la conformité en veillant au respect des normes légales et réglementaires.

À quoi ressemble le plan de gestion des risques ?

Le plan de gestion des risques est un document très cadré et structuré. Avec sa vue globale et détaillée des risques, il guide les collaborateurs dans la mise en œuvre quotidienne de la gestion des risques, que ce soit au niveau de l’organisation ou d’un projet.

Un tableau de synthèse des risques

Le plan de gestion des risques se présente sous la forme d’un tableau structuré. Il recense tous les risques auxquels l’organisation peut être confrontée. Pour chacun, il détaille le niveau de risque, la stratégie de gestion et les mesures à mettre en place. Il détermine aussi les responsabilités, les ressources nécessaires, le planning d’action et les contrôles à appliquer.

Outil à la fois stratégique et pratique, le tableau permet de visualiser l’ensemble des risques, mais aussi de les classer et de les filtrer en fonction de différents critères (niveau de risque, priorité…)

Les différentes rubriques d’un plan de gestion des risques

Le plan de gestion des risques se structure autour de plusieurs rubriques. Pour chaque risque, peuvent être précisés :

• La nature du risque, qu’il soit stratégique, opérationnel, juridique, social ou environnemental…
• La probabilité de survenance du risque, mesurée selon la méthode de notation de la cartographie des risques.
• Les impacts potentiels du risque, évalué par la cartographie des risques.
• La criticité du risque et sa priorité de traitement.
• La stratégie adoptée pour traiter le risque de manière ciblée.  
• Les mesures concrètes de prévention et de mitigation à mettre en place.
• Le planning de mise en œuvre des actions.
• Le responsable de la gestion du risque, garant de sa bonne mise en place et du respect des délais.
• Le statut du risque, actif, en traitement ou résolu.
• Les processus de contrôle pour garantir l’efficacité des mesures de gestion des risques.
• Les informations sur la dernière évaluation du risque, incluant sa date et les éventuelles modifications apportées.

5 étapes pour un plan de gestion des risques robuste

Le plan de gestion des risques n’est pas un document improvisé par un loup solitaire sur un coin de table. Sa construction est très méthodique. Il est important de ne négliger aucune étape.

1^ère étape : identifier les risques

La première étape consiste à recenser tous les risques qui pourraient affecter organisation. Cette phase repose sur une analyse approfondie de son environnement interne et externe. Pour réussir cet exercice exhaustif, le gestionnaire des risques (ou risk manager) dispose d’un large panel d’outils et de techniques :  

• Interviews avec toutes les parties prenantes, collaborateurs et tiers inclus.
• Ateliers de brainstorming pour recueillir une vision partagée et globale.
• Recueil et analyse de données et de documents.
• …

2^ème étape : évaluer les risques

Une fois les risques identifiés, le responsable du risque évalue leur probabilité de survenance et leurs impacts potentiels. Il détermine la gravité de chaque risque en croisant ces deux données.

Cette analyse est personnalisée en fonction de l’environnement de l’organisation, son secteur d’activité, sa taille, sa solidité financière et sa résilience. Elle s’appuie sur les retours des collaborateurs et des tiers, les expériences passées, l’observation de la concurrence, les rapports publics ou encore les modélisations statistiques.

Les résultats sont présentés dans la cartographie et la matrice des risques. La hiérarchisation des menaces permet de prioriser les mesures, en concentrant les efforts sur les risques les plus critiques.

3^ème étape : choisir les stratégies de traitement des risques

La troisième étape consiste à choisir la stratégie à adopter face à chaque risque. Cinq approches sont possibles :

• Atténuer le risque en mettant en place des mesures pour réduire sa probabilité ou son impact (protocole de sécurité informatique, formations, processus de contrôle, procédures, révision de contrats…)
• Transférer le risque en le déplaçant vers un tiers, comme une compagnie d’assurance ou un sous-traitant.
• Partager le risque en répartissant sa charge entre plusieurs partenaires (coentreprise, partenariat public-privé, délégation de service public…)
• Supprimer le risque en modifiant un choix stratégique (changement de fournisseur, fermeture d’une filiale…)
• Accepter le risque s’il s’avère impossible ou coûteux à traiter, en préparant à ses impacts.

Ces stratégies permettent de gérer les risques de manière ciblée et adaptée à chaque situation.

4^ème étape : définir les mesures de prévention et de mitigation des risques

Les actions de gestion des risques découlent de la stratégie choisie. Chaque mesure doit être claire, mesurable et associée à un responsable. Ce dernier est le garant de la bonne exécution de l’action, du respect des délais et des étapes, et de la gestion des ressources. Grâce à des indicateurs fiables, il assure le suivi de l’action et peut proposer des améliorations pour renforcer sa pertinence. C’est aussi le mieux placé pour informer de l’évolution d’un risque.

La documentation et la communication régulière autour de ces mesures favorisent l’amélioration continue du plan de gestion des risques et son efficacité.

5^ème étape : suivre et optimiser le plan de gestion des risques

Le plan de gestion des risques est un document vivant. Il doit évoluer avec l’organisation, son environnement, les réglementations et les nouveaux risques. Le gestionnaire des risques doit contrôler régulièrement son efficacité et sa pertinence.

La mise à jour périodique du plan de gestion des risques est indispensable pour intégrer les nouvelles menaces, adapter les stratégies, ajuster les actions et rester efficace.

4 conseils pour un plan de gestion des risques efficace

Processus transversal, la gestion des risques nécessite l’engagement de toutes les parties prenantes pour être efficace. Le recours à un logiciel de gestion des risques facilite sa mise en œuvre et renforce sa performance.

1. Impliquer la direction

Aucun projet transversal ne peut réussir sans son moteur, la direction. Les dirigeants et élus doivent impulser et soutenir le plan de gestion des risques en s’impliquant pleinement dans son élaboration et sa mise en œuvre.

Pour que la gestion des risques imprègne tous les niveaux décisionnels et opérationnels, le management doit donner l’impulsion en intégrant la gestion des risques à la stratégie globale et à toutes leurs décisions.

2. Adopter une approche collaborative

La gestion des risques est une démarche transversale qui concerne tous les collaborateurs, quel que soit leur niveau hiérarchique. Elle implique aussi les tiers en lien direct avec l’entreprise, la collectivité ou l’administration.

La mobilisation de tous est la clé d’une gestion proactive, transparente et performante des risques. Seule la remontée exhaustive des informations donne une vision complète des menaces, à la base d’un plan de gestion des risques pertinent. C’est aussi l’engagement quotidien des équipes qui garantit la bonne mise en œuvre des actions et un contrôle efficace des risques.

3. Former et communiquer sur les risques

Pour une gestion des risques performantes, la culture du risque doit imprégner toutes les équipes de l’entreprise ou de la collectivité. La communication et la formation sensibilisent aux risques et diffusent les bonnes pratiques.

Chaque collaborateur doit connaître et comprendre son rôle et ses responsabilités. Il doit savoir appliquer les mesures et réagir rapidement en cas de problèmes. Des simulations de crises renforcent cette préparation, en testant les réactions et l’efficacité des actions.

4. Utiliser un logiciel de gestion des risques

La gestion des risques est un exercice complexe et collaboratif. Le gestionnaire des risques doit manipuler des données variées et volumineuses et coordonner de nombreux interlocuteurs. Le recours à des outils digitaux simplifie, automatise et centralise la gestion et le suivi du projet. Un logiciel de gestion des risques offre un cadre structuré pour planifier des stratégies, suivre les actions, répartir les tâches et surveiller en temps réel l’évolution des risques.

Un logiciel de gestion des risques favorise aussi le travail collaboratif, grâce à des fonctionnalités de partage, de validation et de reporting.

Un outil digital permet aussi d’adapter la gestion des risques aux besoins de l’organisation grâce à des champs personnalisés et évolutifs. Une fois établi, le modèle de plan de gestion des risques peut être décliné à l’infini, au niveau des processus et des projets, pour une gestion des risques cohérente et performante.

Dans un monde où l’incertitude est la norme, le plan de gestion des risques est plus qu’un outil. C’est une nécessité stratégique. Il permet non seulement de protéger l’organisation contre les risques existants, mais aussi de la préparer aux incertitudes futures. En identifiant, évaluant et traitant de manière proactive les risques, l’entreprise ou la collectivité améliore sa résilience, renforce sa compétitivité et sécurise ses activités.

Processus dynamique, la gestion des risques exige un suivi constant et des ajustements réguliers pour rester efficace face aux nouveaux risques. Un plan bien conçu et bien mis en œuvre, appuyé sur un logiciel de gestion des risques, est un atout précieux pour  la pérennité et la croissance de l’entreprise ou de la collectivité.