Derrière le geste amical, les cadeaux et invitations dissimulent un risque légal et éthique pour les acteurs publics et privés. Si l’Agence Française Anticorruption (AFA) définit les cadeaux et invitations comme « des actes ordinaires de la vie des affaires » (1), ceux-ci peuvent se transformer en cadeaux empoisonnés. Offerts ou reçus en échange d’une contrepartie, trop chers ou trop fréquents, les cadeaux et invitations constituent un acte de corruption. Comment protéger votre organisation contre le risque de corruption et instaurer une culture d’intégrité chez vos collaborateurs ? Voici les clés pour mettre en place une politique cadeaux et invitations conforme aux normes éthiques et légales.
3 étapes pour bâtir une politique cadeaux et invitations conforme et pertinente
Outil de maîtrise des risques de corruption, la politique cadeaux et invitations édicte les règles de l’organisation en matière de cadeaux offerts et reçus. Si elle n’est pas obligatoire, sa mise en place est fortement recommandée par l’Agence Française Anticorruption (AFA) dans son guide dédié à la politique cadeaux et invitations des entreprises, EPIC, associations et fondations (1). Pour plus de transparence et d’efficacité, la rédaction de ce code de conduite interne peut associer les collaborateurs, notamment les fonctions à risque, les managers et les représentants du personnel. À noter que l’élaboration du code de conduite interne est une obligation pour les entreprises et établissements publics soumis à la loi Sapin 2.
1ère étape : identifier les risques de corruption
Élaborer une politique cadeaux et invitations efficace et cohérente nécessite de bien connaître les risques de corruption à maîtriser. C’est le rôle de la cartographie des risques. Ce document recense et hiérarchise les menaces auxquelles est confrontée l’organisation.
La cartographie doit être mise à jour régulièrement pour tenir compte de la réévaluation des risques.
2ème étape : imaginer des scénarios de risque
La seconde étape consiste à identifier les fonctions et processus les plus exposés à la corruption afin d’apporter des réponses adaptées et proportionnées.
Dans le secteur public, les fonctions liées à l’achat public, au maniement d’argent public ou au contrôle doivent faire l’objet d’une vigilance accrue. C’est le cas aussi des agents chargés d’attribuer des aides et subventions, des logements et places en institution ou tout autre avantage. Dans le secteur privé, les entreprises doivent être plus particulièrement attentives aux fonctions liées à la stratégie de l’entreprise, aux finances, aux achats ou encore à la cybersécurité.
3ème étape : définir les règles d’acceptation et de refus des cadeaux
La troisième étape consiste à élaborer concrètement le code de conduite interne. Dans son guide, l’AFA recommande aux entreprises, collectivités et administrations de clarifier précisément les règles d’acceptation et de refus des cadeaux selon les risques de corruption identifiés et des profils.
Le code de conduite interne définit et décline les règles fonction par fonction, entité par entité. Il détaille :
- Les collaborateurs auxquels s’adresse la politique cadeaux et invitations : dirigeants de l’entreprise, élus, salariés, agents de droit public et de droit privé, employés occasionnels (intérimaires, apprentis, stagiaires…), tiers (fournisseurs, intermédiaires…)
- Les situations dans lesquelles les cadeaux et les invitations sont justifiables : relations publiques, parrainage, mécénat, missions de représentation et de protocole…
- Les situations qui interdisent strictement d’offrir ou d’accepter des cadeaux et invitations : procédure d’appel d’offre ou de marché public, négociation d’un contrat commercial, instruction en cours d’un dossier de demande, cadeau impliquant un proche…
- La description des cadeaux et invitations qui peuvent être offerts ou reçus : nature, valeur et fréquence acceptables des cadeaux, seuil des montants en cas de cumul,…
- Les procédures d’autorisation et de validation : libre arbitre du collaborateur, autorisation obligatoire du responsable hiérarchique, information obligatoire du référent déontologue et/ou de l’équipe conformité…
- Les procédures de suivi et de contrôle des cadeaux offerts et reçus : registre des cadeaux et des invitations, déclaration sur l’honneur annuelle de non-acceptation si l’entreprise ou l’administration interdit par principe les cadeaux…
- Les modalités de gestion des cadeaux reçus : retour à l’expéditeur, don à une œuvre sociale, remise aux Domaines, conservation ou exposition provisoire…
- Les sanctions pénales et disciplinaires applicables en cas de violation du code de conduite interne ou d’acte de corruption reconnu par la justice.
3 bonnes pratiques pour mettre en œuvre une politique cadeaux et invitations performante et évolutive
Pour être respectées au quotidien et prévenir le risque de corruption, les règles de la politique cadeaux et invitations doivent être connues et comprises de tous les collaborateurs. Communiquer, former et contrôler sont les trois piliers d’une gestion efficace des cadeaux et invitations.
Communiquer et partager la culture d’intégrité
Dans son guide, l’AFA encourage les entreprises et collectivités à « communiquer, par tout moyen, sa politique cadeaux et invitations à l’ensemble des personnes auxquelles elle s’applique ».
Les règles peuvent être diffusées en interne par voie d’affichage, sur le site intranet ou sur les réseaux sociaux de l’organisation. Elles peuvent aussi être publiées sur le site internet ou dans le rapport d’activité afin de cibler les tiers concernés.
En cas de filiales à l’étranger, le document est traduit et explique les règles spécifiques aux autres pays en matière de cadeaux et d’invitations.
Former les collaborateurs au risque de corruption
Former les collaborateurs les plus exposés au risque de corruption est une priorité. Cette formation est l’occasion de partager plus largement aux salariés et agents le dispositif anticorruption de l’entreprise ou de la collectivité. Elle s’appuie sur des exemples concrets et des cas pratiques.
Comme la cartographie des risques, la formation anticorruption des collaborateurs est une obligation de la loi Sapin 2, imposée aux entreprises et établissements publics de plus de 500 collaborateurs et dépassant 100 millions d’euros de chiffre d’affaires.
En complément, le service Ressources Humaines de l’entreprise ou de l’administration peut organiser des actions de sensibilisation à la politique cadeaux et invitations. Les réunions internes permettent de faire remonter les retours d’expérience pour adapter les règles aux réalités du terrain.
Contrôler les cadeaux et invitations offerts et reçus
Troisième bonne pratique identifiée par l’AFA dans son guide : la tenue d’un registre des cadeaux et invitations pour garantir un suivi efficace des risques de corruption. Nom, fonction et organisation du bénéficiaire du cadeau, nom et fonction de la personne qui offre le cadeau, nature et montant du cadeau, date d’acceptation : tracées dans le registre, ces éléments facilitent la réalisation des contrôles et audits internes en toute transparence et intégrité. La conservation et la gestion de ce registre doit garantir la sécurité des données personnelles sensibles.
L’AFA rappelle aux entreprises, collectivités et administrations que le contrôle peut être réalisé à trois niveaux :
- Le contrôle hiérarchique, avec la validation par le responsable des cadeaux et invitations offerts et reçus.
- Le contrôle comptable, avec l’enregistrement des factures d’achat des cadeaux offerts.
- Le contrôle et l’audit internes pour vérifier la bonne application et l’efficacité des règles de la politique cadeaux et invitations, et identifier des mesures correctives d’amélioration continue.
Cartographier les risques de corruption, construire les scénarios de risque, définir des règles proportionnées, communiquer, former, contrôler : ces bonnes pratiques garantissent aux entreprises et collectivités une politique cadeaux et invitations éthique et performante. Face à la variété des menaces, des contextes et des profils, l’organisation peut vite être débordée par la volumétrie des déclarations de cadeaux et d’invitations et des demandes d’autorisation. La digitalisation permet de simplifier, personnaliser et fiabiliser la gestion des cadeaux et des invitations. Values Associates propose un module Cadeaux et Invitations 100 % intuitif, évolutif et personnalisable. Agile et réactive, notre solution digitale vous offre une réponse rapide, adaptée à votre politique interne cadeaux et invitations et conforme aux exigences de la loi Sapin 2.
(1) Guide AFA « La politique cadeaux et invitations dans les entreprises, les EPIC, les associations et les fondations ».