Dans le cadre de sa mission de contrôle, l’AFA annonce à l’entité concernée par un contrôle anticorruption son audit par l’envoi d’un avis accompagné d’un questionnaire. Comment se déroule un contrôle de l’AFA ? À quoi sert le questionnaire AFA anticorruption ? Comment organiser au mieux les éléments de réponse ?
L’Agence Française Anticorruption (AFA) est un service à compétence nationale créé par la loi Sapin 2. Sa mission est triple : informer, contrôler et sanctionner les entités assujetties à l’obligation de se mettre en conformité avec la législation anticorruption. L’AFA s’assure « de l’existence, de la qualité et de l’efficacité des mesures et procédures destinées à prévenir et à détecter les atteintes à la probité ».
En quoi consiste le contrôle de l’AFA ?
La mission de contrôle de l’AFA est encadrée par les articles 3 et 17 de la loi Sapin 2 promulguée le 9 décembre 2016. Les contrôles sont effectués soit à l’initiative du Directeur de l’AFA, soit pour vérifier l’exécution d’une mesure administrative ou judiciaire imposant la mise en œuvre d’un programme de mise en conformité.
Les contrôles de l’AFA peuvent être globaux ou être ciblés sur une ou plusieurs thématiques ou sur un périmètre de filiales.
Sur quoi porte le contrôle de l’AFA ?
L’objectif d’un contrôle est d’évaluer la qualité et la complétude du dispositif déployé par les sociétés pour se mettre en conformité avec la loi Sapin 2. Concrètement, le programme anticorruption doit être décliné au sein de l’entité et de ses filiales en huit mesures obligatoires.
Comment se déroule le contrôle ?
Le contrôle de l’AFA s’effectue en deux temps. Il débute par un contrôle sur pièces suivi d’un contrôle sur place. Le questionnaire AFA est le document pivot de l’audit. L’AFA s’appuie sur les réponses pour émettre des observations et repérer les points à approfondir lors des entretiens du contrôle sur place.
À l’issue de l’audit, l’AFA transmet à l’entité un rapport provisoire. Les forces et les faiblesses du programme de mise en conformité sont soulignées et les éventuels manquements constatés. L’entreprise dispose de deux mois pour apporter des commentaires qui viendront étayer la rédaction du rapport définitif.
Si des défaillances sont constatées, l’AFA peut émettre un avertissement aux dirigeants de l’organisation ou saisir la commission des sanctions. Cette dernière peut prononcer deux types de sanctions. Elle peut émettre une injonction à mettre en place le dispositif de conformité dans un délai de trois ans maximum. Elle peut aussi condamner l’a société l’entité et/ou son dirigeant à payer une amende. Le montant peut s’élever jusqu’à 200 000 euros pour une personne physique et 1 000 000 d’euros pour une personne morale.
Un contrôle dit « de suite » peut être effectué par l’AFA une ou plusieurs années après afin de vérifier la bonne prise en compte des recommandations du rapport définitif.
Qu’est-ce que le questionnaire de l’AFA ?
Une pièce maîtresse du contrôle anticorruption
Le questionnaire est une des pièces maîtresses de l’audit réalisé par l’AFA. Joint à l’avis de contrôle, il précise tous les documents que l’organisation doit transmettre pour prouver la qualité et la complétude de son programme d’actions anticorruption.
Le questionnaire AFA comprend une liste structurée de questions. Un refus de transmission de réponses est considéré comme un délit d’entrave, passible d’une amende de 30 000 euros.
Quelles sont les questions posées dans le questionnaire ?
Les questions sont structurées en chapitres. Chaque rubrique est consacrée à une des huit mesures imposées par l’art. 17 de la loi Sapin 2. Le questionnaire porte également sur deux points complémentaires : l’organisation du projet de mise en conformité et l’engagement de l’instance dirigeante.
L’entité contrôlée doit apporter des réponses précises et détaillées sur :
- L’organisation de l’entité contrôlée : elle doit décrire ses métiers, ses activités, ses filiales, ses actionnaires, ses dirigeants, son chiffre d’affaires, ses principaux clients, ses marchés publics, etc.
- La mise en œuvre opérationnelle du dispositif anticorruption : l’organisation du projet doit être détaillée, avec la présentation du service conformité et/ou des responsables désignés, des outils utilisés et des étapes de lancement et de déploiement.
- L’engagement de l’instance dirigeante : l’AFA porte une attention particulière à l’engagement personnel des dirigeants, le degré d’implication des différents niveaux de l’organisation et la communication. L’entreprise doit préciser la procédure mise en place pour permettre à l’instance dirigeante de s’assurer que le dispositif anticorruption est organisé, efficace et à jour.
- Le code de conduite : les questions portent sur sa procédure d’élaboration, son intégration au règlement intérieur, sa communication et son accessibilité. L’entité doit exposer les procédures spécifiques mises en place relatives à la politique « Cadeaux et invitations » ou aux risques de conflits d’intérêts. C’est également dans cette rubrique qu’elle doit transmettre la liste des représentants d’intérêts, des potentiels conflits d’intérêts et des collaborateurs politiquement exposés identifiés au cours de l’année écoulée.
- Le dispositif d’alerte interne : l’entité doit décrire la procédure et les canaux utilisés pour recueillir les alertes en toute confidentialité, ainsi que les moyens mis en œuvre pour assurer la protection de l’acteur de l’alerte. Elle doit préciser les délais de traitement fixés et informer sur l’existence ou non d’une procédure spécifique d’enquête interne. Un bilan des signalements des trois dernières années doit être transmis.
- La cartographie des risques de corruption : l’AFA demande à l’organisation de lui transmettre toutes les informations concernant la méthodologie utilisée pour identifier, calculer et hiérarchiser les risques. Les modalités de mise à jour et l’existence de plans d’actions doivent aussi être précisés.
- L’évaluation de l’intégrité des tiers : l’entité doit détailler la procédure d’identification des groupes de tiers et la méthodologie d’évaluation de leur intégrité. L’AFA s’intéresse également à l’organisation des contrôles ou aux mesures de vigilance mises en place.
- Les procédures de contrôles comptables et de dispositif de contrôle interne : les questions de l’AFA portent sur les dispositifs mis en œuvre, les types de contrôles effectués ou les anomalies qui peuvent être détectées.
- La formation des personnels les plus exposés au risque : l’AFA évalue les dispositifs de formation mis en place et leur pertinence vis-à-vis de la cartographie des risques.
- Le régime disciplinaire : l’entité doit détailler le ou les régimes disciplinaires existants, leurs modalités de communication et de mise à jour, mais aussi les éventuels incidents relevés et les sanctions prises.
- Le dispositif de contrôle et d’évaluation interne du programme anticorruption : l’organisation doit expliquer et détailler les moyens matériels, financiers et humains mobilisés.
Comment organiser la réponse au contrôle ?
Dans le cadre d’un contrôle de l’AFA, les réponses à apporter et les documents à transmettre sont nombreux. L’AFA attend également de la précision et une déclinaison des réponses par filiale. Au vu de ces exigences et du peu de temps dont l’entité dispose pour répondre, il ne peut être que recommandé d’anticiper le remplissage du questionnaire.
Des solutions logicielles dédiées à Sapin 2 existent pour organiser et faciliter la réponse au questionnaire de l’AFA. Les outils proposent de nombreuses fonctionnalités permettant de pré-remplir le questionnaire, de le transmettre aux services et filiales pour complément de réponses et de suivre les retours. Autre avantage : les documents sont centralisés et tracés. Une fois validé, le dossier peut être téléchargé et transmis à l’AFA.
Le questionnaire est un document central des contrôles effectués par l’AFA pour vérifier la bonne mise en œuvre des mesures anticorruption au sein des organisations. Document de référence accessible à tous, il peut aussi servir de fil conducteur pour toute entité souhaitant mettre en place une politique interne de lutte contre la corruption. .
Qu’est-ce que la loi Sapin 2 ?
La loi Sapin 2 est une loi publiée en 2016 relative à la lutte contre la corruption, la transparence de la vie publique et la modernisation de la vie économique. Elle est constituée de 169 articles légiférant sur de nombreux thèmes comme le déploiement d’un dispositif anticorruption dans les entreprises, l’encadrement du lobbying, la protection des lanceurs d’alerte, l’encadrement des rémunérations des dirigeants d’entreprise ou encore le renforcement de la régulation financière des marchés. L’ambition de ce texte est de « proclamer une République exemplaire » selon les mots de son instigateur Michel Sapin.
Qu’est-ce que l’Agence Française Anticorruption ?
L’Agence Française Anticorruption (AFA) a été créée par la loi Sapin 2. Elle succède au SCPC (Service Central de Prévention de la Corruption). Pendant 23 ans, ce dernier a eu pour principale mission de centraliser les informations destinées à détecter et prévenir les faits de corruption. Sa successeur, l’AFA, est dotée de pouvoirs élargis. Elle se voit confier trois missions :
- L’information et l’accompagnement des entreprises, collectivités et associations.
- Le contrôle de la mise en œuvre des dispositions de la loi Sapin 2.
- La répression des manquements par la prise de sanctions administratives.