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Module cadeaux et invitations

Un logiciel de gestion des cadeaux et invitations tout-en-un qui centralise et simplifie le processus de déclaration, tout en s’adaptant aux spécificités de votre structure.

Illustration d'un logiciel de cartographie des risques.

Les avantages de notre module cadeaux et invitations

Centralisez vos déclarations de cadeaux et invitations

Intégrez les éventuelles particularités de votre organisation liées aux différentes catégories de cadeaux et d’invitations, qu’ils soient offerts ou reçus, assurant ainsi une gestion précise et conforme aux spécificités de chaque situation

Associez des couches de vérification automatisées et humaines

Une fois les informations initiales de la déclaration complétées, un contrôle automatisé vérifie sa conformité avec les politiques internes de votre organisation, garantissant ainsi une première couche de validation.

Si le contrôle automatisé identifie la nécessité d’une validation, la déclaration est alors escaladée, ajoutant un niveau de vérification humaine. Pour les cas plus complexes ou sensibles, des validations supplémentaires peuvent être requises.

Pilotez votre dispositif

Assurez une communication régulière avec toutes les parties prenantes par le biais d’indicateurs et de reporting couvrant les différentes étapes de votre dispositif et vous permettant d’évaluer et gérer les déclarations de cadeaux et d’invitations au sein de votre organisation

Disposez d'une documentation centralisée et actualisée

Centralisez toutes vos informations depuis le registre des déclarations de cadeaux et invitations, acceptées et refusées dans votre organisation jusqu’à la piste d’audit des changements d’évaluation effectués pour une déclaration

Demandez une démo

Personnalisation des champs

Configurez votre espace de travail en personnalisant les champs, la confidentialité et le niveau d’information, avec la possibilité d’ajouter, de supprimer ou de renommer des champs de demande de cadeaux ou d’invitations, tout en définissant des champs obligatoires et en créant des liens avec des référentiels spécifiques, comme les types de cadeaux et invitations

Définissez votre Workflow

Activez des notifications spécifiques pour chaque utilisateur lors de changements de statut, comme l’accord ou le refus d’une demande de cadeaux ou d’invitations, tout en configurant plusieurs niveaux de validation, avec des workflows adaptés en fonction des décisions prises par les valideurs pour garantir un processus fluide et réactif.

Scoring

Bénéficiez d’une configuration des critères de scoring pour les montants ou la fréquence des demandes et acceptations de cadeaux et d’invitations, allant des options les plus simples aux plus avancées.

Reporting

Organisez vos comptes rendus selon vos besoins, profitez d’une vue en temps réel à 360° sur votre activité, et partagez facilement vos résultats avec le reste de votre équipe.

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Ils parlent de nous…

« L’équipe de Values Associates se distingue par sa grande réactivité, surtout quand il s’agit de résoudre les problèmes identifiés. De plus, elle fait preuve de proactivité en suggérant des solutions alternatives qui correspondent parfaitement à nos besoins »

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cadeaux et invitations ?

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VALUES ASSOCIATES s’engage à ne conserver les DCP traitées que dans la limite dans la durée nécessaire aux traitements, augmentée des délais de prescription légaux durant lesquels les informations seront archivées en vue de toute réclamation comptable, fiscale ou judiciaire. Veuillez prendre connaissance de notre politique de confidentialité pour plus d’informations sur les traitements de données que nous réalisons et les droits dont vous disposez sur vos données personnelles.

Que dit la loi Sapin 2 sur les cadeaux offerts et reçus ?

Promulguée en 2016, la loi Sapin 2 a pour objectif de réguler les pratiques professionnelles et de limiter les risques de corruption au sein des entreprises, des collectivités, et des administrations.

Elle impose la mise en place de dispositifs et de contrôles spécifiques pour encadrer ces pratiques. Selon l’Agence Française Anticorruption (AFA), un cadeau ou une invitation se définit comme un bien ou un service offert sans attendre de contrepartie, nécessitant ainsi des contrôles appropriés.

En France, l’échange de cadeaux et d’invitations est une pratique courante et autorisée, visant à maintenir de bonnes relations professionnelles avec divers partenaires. Cependant, cette pratique comporte des risques de corruption, tant pour les secteurs publics que privés. Le contrôle instauré par la loi vise à identifier tout dépassement des limites acceptables, qui pourrait transformer un simple geste commercial en un acte de corruption ou de trafic d’influence.

Il est à noter que la loi Sapin 2 ne fixe pas de directives précises concernant ces limites acceptables.

Cadeaux et invitations : geste commercial ou corruption ?

L’Agence Française Anticorruption (AFA) a publié des guides pour aider les organisations publiques et privées à distinguer entre les cadeaux et invitations professionnels légitimes et la corruption. L’AFA définit un cadeau professionnel comme un bien ou un service offert sans attendre de contrepartie. Si une contrepartie dissimulée existe ou si le cadeau ou l’invitation est disproportionné en montant ou en fréquence, cela peut être considéré comme un acte de corruption.

Pour se conformer à la loi Sapin 2, l’AFA recommande aux organisations de formaliser une politique interne sur les cadeaux et invitations. Cette politique doit préciser les règles concernant l’offre et l’acceptation de cadeaux pour prévenir toute dérive vers la corruption.

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L’organisation est encouragée à définir clairement ses procédures et ses règles, soit :

➡️Les personnes concernées par la politique cadeaux et invitations : mandataires sociaux et dirigeants de l’entreprise, élus de la collectivité, salariés, agents de droit public et de droit privé, collaborateurs occasionnels (intérimaires, apprentis, stagiaires…), tiers (fournisseurs, intermédiaires…), etc.

➡️Les règles d’offre ou d’acceptation d’un cadeau ou d’une invitation : à partir d’exemples concrets, la politique interne définit précisément les motifs qui justifient l’offre ou la réception de cadeaux et d’invitations (stratégie de relations publiques, parrainage, mécénat, missions de représentation et de protocole…) Elle détermine la nature, le montant et la fréquence acceptables des cadeaux et des invitations offerts et reçus. Elle décrit les situations dans lesquelles il est strictement interdit d’en recevoir (procédure d’appel d’offre ou de marché public, cadeau impliquant un proche…).

➡️Les procédures d’autorisation : selon la nature et le montant du cadeau ou de l’invitation, la Direction peut déléguer aux collaborateurs la décision de l’accepter ou de le refuser. Elle peut aussi exiger l’autorisation du responsable hiérarchique, voire de l’équipe conformité/compliance. La mise en place d’un registre interne facilite le suivi et le contrôle des cadeaux et invitations offerts et reçus.

Pourquoi choisir notre logiciel pour gérer vos activités de cadeaux et invitations offerts et reçus ?

Notre module cadeaux et invitations centralise et historise tous les cadeaux et invitations offerts et reçus, simplifiant les déclarations via un formulaire ergonomique.

Assurez un suivi en temps réel et tout en anticipant les risques de dépassement des seuils légaux (loi Sapin 2).

Grâce à la datavisualisation et aux tableaux de bord dynamiques, le pilotage et le contrôle deviennent plus efficaces.

De plus, le module permet de personnaliser les règles d’acceptation, adapter les procédures d’autorisation et gérer la volumétrie des demandes, assurant une gestion fluide et conforme à vos besoins.

Le module Cadeaux et invitations peut être couplé aux autres modules de la solution logicielle développée par Values Associates, couvrant l’ensemble des activités de maîtrise des risques.

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QUESTIONS FRÉQUENTES SUR LA GESTION DES RISQUES LIÉS AUX CADEAUX ET INVITATIONS, OFFERTS ET REÇU DANS UNE ORGANISATION

Pourquoi est-il important de gérer les cadeaux et invitations offerts et reçus dans une organisation ?

La gestion des cadeaux et des invitations offerts et reçus est cruciale pour maintenir la transparence, l’intégrité et la conformité aux politiques internes et aux réglementations externes, telles que les lois anti-corruption. Elle aide à garantir que les relations d’affaires restent professionnelles et éthiques.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des cadeaux et invitations offerts et reçus ?

Un logiciel de gestion des cadeaux et invitations est une application qui permet aux organisations de tracer, arbitrer, enregistrer et gérer l’intégralité des cadeaux et invitations selon les politiques définies pour chacune d’elles. Ce logiciel aide à centraliser les informations sous forme d’un registre des cadeaux etr invitations

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion des cadeaux et invitations offerts et reçus ?

Les principaux avantages incluent :

Centralisation des données : Toutes les informations sont stockées en un seul endroit.
Traçabilité et historisation : Suivi détaillé de chaque cadeau et invitation offert ou reçu, avec des historiques d’actions.
Conformité : Assure que les cadeaux et les invitations respectent les politiques internes et les réglementations externes.
Rapidité et efficacité : Automatisation des processus, réduisant le temps et les efforts manuels nécessaires pour gérer les cadeaux et les invitations.

Comment un logiciel de gestion des cadeaux et invitations aide-t-il à assurer la conformité ?

Un logiciel paramétré selon les spécificités qui sont les vôtres garantit queles cadeaux et invitations offerts et reçus sont arbitrés et documentés conformément aux politiques de votre organisation. Le logiciel peut notamment intégrer des règles et des seuils pour signaler automatiquement les cadeaux et invitations qui pourraient poser des problèmes de conformité.

Comment un logiciel de gestion des cadeaux et invitations peut-il améliorer la transparence ?

En fournissant des rapports détaillés et facilement accessibles sur les cadeaux et invitations offerts et reçus, le logiciel permet aux différentes parties prenantes de vérifier facilement la conformité aux règles et politiques édictées au sein de l’organisation.