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Logiciel sapin 2
Module conflits d’interêts
Ce module centralise et simplifie le processus de prévention des conflits d’intérêts, tout en s’adaptant aux spécificités de votre structure.
Les avantages de notre module conflits d’intérêts
Centralisez toutes vos déclarations de conflits d'intérêts
Intégrez les éventuelles particularités de la politique de prévention et de gestion des conflits d’intérêts de votre organisation et permettez à tout collaborateur de saisir une nouvelle déclaration, qu’il s’agisse de signaler un conflit d’intérêt ou une absence de conflit d’intérêts
Bénéficiez d'un reporting dynamique et en temps réel
Assurez une communication régulière avec toutes les parties prenantes par le biais d’indicateurs et de reporting couvrant les différentes étapes de votre dispositif et vous permettant d’évaluer et gérer les déclarations de conflits d’intérêts au sein de votre organisation.
Disposez d'une documentation centralisée et actualisée
Assurez la centralisation des documents relatifs à une demande de conflit d’intérêt, depuis les informations et documents déposés par le demandeur, les analyses et revues jusqu’aux plans d’actions éventuels.
Associez des vérifications à la fois automatisées et humaines
Une fois les informations initiales de la déclaration complétées, un contrôle automatisé vérifie sa conformité avec les politiques internes de votre organisation, garantissant ainsi une première couche de validation.
Personnalisation des champs
L’ajout, la suppression ou le renommage des champs décrivant une déclaration de conflit d’intérêts ou une actions avec la possibilité de définir les champs obligatoires
Workflow
Le paramètrage de l’application permet l’activation de notifications spécifiques pour chaque utilisateur en cas de changement de statut d’un élément, comme lorsqu’une déclaration doit être remplie ou a été terminée, tout en offrant la possibilité de configurer autant de niveaux que nécessaire pour la validation de l’évaluation d’une déclaration de conflit.
Scoring
Bénéficiez d’une configuration des critères de scoring pour la nature de conflits, allant des options les plus simples aux plus avancées.
Reporting
Optez pour des tableaux de bord dynamique et intuitifs vous permettant de consulter votre activité en vue 360° avec des repartitions de données permettant de visualiser l’activité (statut de la déclaration/demande ; répartition par nature de déclaration de conflits d’intérêt ou d’absence de conflits d’intérêts)
Ils parlent de nous…
« Les équipes ont su faire preuve d’un sens tout particulier de l’écoute et une grande flexibilité. Nos échanges étaient largement favorisés par un environnement de confiance mutuelle. »
Responsable gestion des risques
Intéressé(e) par notre logiciel
conflits d’intérêts ?
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Que dit la loi Sapin 2 sur les conflits d’intérêts ?
Dans le secteur public, le conflit d’intérêts est défini par la loi du 11 octobre 2013 relative à la transparence de la vie publique. Ce terme décrit « toute situation d’interférence entre un intérêt public et des intérêts publics ou privés de nature à influencer ou paraître influencer l’exercice indépendant, impartial et objectif d’une fonction ».
Dans le secteur privé, aucun texte n’encadre le conflit d’intérêt. L’entreprise n’en est pas moins concernée par le risque de corruption. Par extension, on considère le conflit d’intérêt comme toute situation où interfèrent une fonction exercée dans une organisation, publique ou privée, et un intérêt personnel. L’intérêt personnel peut être économique, financier, politique, syndical, familial, amical, associatif, etc. Il peut concerner directement la personne ou l’un de ses proches.
Le conflit d’intérêts c’est par exemple, le fournisseur qui répond à un appel d’offres géré par une personne de son entourage familial. C’est aussi le dirigeant d’une société immobilière qui souhaite acheter un terrain communal dans une ville administrée par une amie de longue date. C’est encore un enfant qui postule dans l’entreprise où travaille l’un de ses parents.
Quels sont les risques ?
Les conflits d’intérêts font peser un risque élevé de corruption sur l’organisation de par les liens qui unissent deux personnes. C’est pourquoi ils sont au cœur de la loi Sapin 2 qui contraint les grandes entreprises et certains établissements publics à les identifier dans la cartographie des risques de corruption.
Le conflit d’intérêts ne constitue pas en soi une infraction pénale. La loi sanctionne son exploitation à des fins personnelles.
Le délit de corruption privée, le délit de corruption publique et de trafic d’influence ou encore la prise illégale d’intérêts sont sévèrement punis par la loi. Leur point commun ? Tous ont comme point de départ une situation où un intérêt personnel prévaut sur l’intérêt de l’organisation et influence l’action, ou la non-action.
L’organisation est encouragée à définir clairement ses procédures et ses règles, soit :
➡️Les personnes concernées par la politique cadeaux et invitations : mandataires sociaux et dirigeants de l’entreprise, élus de la collectivité, salariés, agents de droit public et de droit privé, collaborateurs occasionnels (intérimaires, apprentis, stagiaires…), tiers (fournisseurs, intermédiaires…), etc.
➡️Les règles d’offre ou d’acceptation d’un cadeau ou d’une invitation : à partir d’exemples concrets, la politique interne définit précisément les motifs qui justifient l’offre ou la réception de cadeaux et d’invitations (stratégie de relations publiques, parrainage, mécénat, missions de représentation et de protocole…) Elle détermine la nature, le montant et la fréquence acceptables des cadeaux et des invitations offerts et reçus. Elle décrit les situations dans lesquelles il est strictement interdit d’en recevoir (procédure d’appel d’offre ou de marché public, cadeau impliquant un proche…).
➡️Les procédures d’autorisation : selon la nature et le montant du cadeau ou de l’invitation, la Direction peut déléguer aux collaborateurs la décision de l’accepter ou de le refuser. Elle peut aussi exiger l’autorisation du responsable hiérarchique, voire de l’équipe conformité/compliance. La mise en place d’un registre interne facilite le suivi et le contrôle des cadeaux et invitations offerts et reçus.
Les entreprises, collectivités et administrations peuvent se protéger en déployant des outils de prévention et de gestion des conflits d’intérêt, sur les principes de la loi Sapin 2 :
✅ Identifier les situations à risques via la cartographie des risques de corruption
Les conflits d’intérêts touchant à la vie personnelle des collaborateurs, il n’est pas aisé d’en dresser une liste exhaustive. La vigilance doit porter en priorité sur les processus, fonctions et opérations les plus sensibles comme la passation des marchés publics, les activités commerciales, le recrutement, l’attribution de droits sociaux, la politique cadeaux et invitations, la stratégie de parrainage et de mécénat… La cartographie des risques de corruption est obligatoire pour toutes les entreprises, collectivités et établissements publics soumis à la loi anticorruption Sapin 2.
✅ Définir et formaliser la politique de prévention et de gestion des conflits d’intérêts
Les règles internes peuvent être édictées dans un code de conduite interne ou une charte de déontologie. Des mesures claires et précises assurent la transparence et la traçabilité des situations que les conflits d’intérêts peuvent influencer.
✅ Communiquer les règles
Via la formation des collaborateurs les plus exposés au risque de corruption et la sensibilisation de tous.
✅ Détecter les situations de conflits d’intérêts
Avec la définition d’une procédure d’alerte interne, la désignation d’un référent déontologie et la mise à disposition d’un outil de déclaration sécurisé.
✅ Mettre en place des mesures de remédiation adaptées
Comme la modulation des droits, délégations et autorisations des collaborateurs en situation de conflits d’intérêts, voire leur exclusion des dossiers à risque. Favoriser la décision collégiale et objective réduit aussi les risques de corruption.
✅ Établir une échelle de sanctions proportionnées
Si la situation de conflit d’intérêt ne constitue pas une infraction pénale, la loi impose aux salariés et agents publics un devoir de loyauté. La sanction disciplinaire condamne le collaborateur qui manque à cette obligation et nuit à l’organisation.
Pourquoi choisir notre logiciel de conflits d’intérêts ?
Intuitif et personnalisable, notre logiciel Conflits d’intérêts vous aide à gérer et prévenir les conflits d’intérêts dans votre entreprise, collectivité ou administration.
100 % sécurisé, il offre une solution performante pour une politique rigoureuse, efficace et conforme à la loi Sapin 2, dans le respect de la vie privée de vos collaborateurs.
Gérez les situations de conflits d’intérêts grâce à notre module développé exclusivement pour la prévention des conflits d’intérêts.
Entretenez des relations professionnelles saines et objectives avec vos partenaires, en toute transparence et confiance.
Déployé seul ou en complément des autres modules proposés dans notre gramme de logiciels Sapin 2 , le logiciel Conflits d’intérêts participe à protéger votre organisation des risques de corruption.
QUESTIONS FRÉQUENTES SUR LA GESTION DES CONFLITS D’INTÉRÊTS DANS UNE ORGANISATION
Qu’est-ce qu’un conflit d’intérêts ?
Un conflit d’intérêts se produit lorsqu’une personne ou un groupe est impliqué dans plusieurs intérêts ou activités qui pourraient nuire à leur objectivité et à leur impartialité dans la prise de décisions. Cela peut survenir lorsque les intérêts personnels d’un employé ou d’un dirigeant entrent en contradiction avec ceux de l’organisation.
Comment une organisation peut-elle identifier les conflits d’intérêts ?
Une organisation peut identifier les conflits d’intérêts en :
- Mettre en place des politiques claires et des procédures de déclaration.
- Encourager la transparence et l’ouverture parmi les employés.
- Effectuer des audits réguliers et des revues de conformité.
Quels sont les risques pour une organisation si les conflits d’intérêts ne sont pas correctement gérés ?
Les risques incluent :
- Une perte de crédibilité et de confiance auprès des parties prenantes.
- Des décisions biaisées ou injustes pouvant nuire aux intérêts de l’organisation.
- Des conséquences juridiques et financières en cas de non-conformité avec les réglementations.
Quelle est la meilleure façon de déclarer un conflit d'intérêt ?
Les employés doivent déclarer un conflit d’intérêt en suivant les procédures établies par l’organisation, généralement via un formulaire de déclaration de conflit d’intérêts, qui peut être soumis à un responsable de la conformité ou à un comité de déontologie.
Comment prévenir les conflits d’intérêts dans votre organisation ?
Le conflit d’intérêts constitue une faille dans l’organisation, dans laquelle peut se glisser la corruption. Un fait de corruption avéré fragilise l’équilibre économique de l’entreprise et déstabilise la gestion budgétaire de la collectivité. Il ternit l’image de marque et la réputation, et réduit la confiance des partenaires, clients, administrés ou usagers.